Tutanak Düzenleme İşlemleri
Tutanak Düzenleme Nedir?
Bir olayı veya herhangi bir durumu kayıt altına almak amacıyla hazırlanan; olayın ya da durumun ilgilileri tarafından imza altına alınarak oluşturulmuş belgeye 'tutanak' adı verilir. İş hukukunda disiplin prosedürleri genel olarak tutanak ile başlar.
Tutanaklarda aşağıdaki hususlara uyulması gereğine özellikle dikkat çekmek isteriz.
- Tutanaklar, tarih ve hatta saatle başlar veya tarih ve saatle biter. Tutanakta en azından başlarken ya da bitirirken tarih atılmış olması önemlidir.
- Tutanaklarda şahit olmalıdır, tutanağı tutan kişi ve amirin imzaları da olmalıdır.
- Eğer birden fazla sayfaya yazılacaksa, üst tarafa sayfa numaraları yazılır. Her sayfası tutanağı tutan kişi veya kişilerce paraflanmalıdır.
- Tutanaklar, aynı kalemle ve aynı kişi tarafında yazılmalıdır. Daktilo veya bilgisayarda da hazırlanabilir.
- Tutanaklar en az 2 nüsha halinde düzenlenmeli, 2 nüshada da ıslak imzalar olmalıdır.
- Tutanakta bahsi geçen olay ya da durumun tespit edilme biçimi yazılmalıdır.
- Olayın ya da işlemin gerçekleşme tarihi, olayın gerçekleştiği yere ait adres bilgisi, ilgililerin açık kimlik bilgileri, adres ve telefon bilgileri, imzaları eksiksiz olmalıdır.
- Olaya ya da duruma ait tüm bilgiler; detaylı bir şekilde, akıcı bir üslupla imla kurallarına uyularak yazılmalıdır.
Tutanak Düzenleme Nasıl Yapılır?
Çalışanın hakkında tutanak tutulması gereken halin doğması ile prosedür başlar. Tutanak tutulması gereken olaylar, çalışana ceza verilebilecek veya verilmek istenmeyebilecek herhangi bir kural dışı, söz, tutum veya davranışın oluşmasıdır.
1. Öncelikle tutanak tutulması gereken olayla ilgili olarak, tutanak konusu olayın meydana geldiği yerin birim amiri ve tanık varsa tanığın konuyla ilgili yazılı ifadeleri birim amiri tarafından sözlü olarak alınır.
Bu ifade, olayın meydana geldiği yerin amirinin ve tanığın gördüğü ve işittiği, tanık olduğu kural dışı olayın tüm detaylarını, tarihini, saatini ve tutanak tutulmasına sebep olacak tutum, söz veya davranışın meydana geldiği yeri ve varsa konuyla ilgili başka tanıkların bulunup bulunmadığı hususlarını içerir.
2. Tutanağın düzenlenmesine geçilir. Tutanakta;
- olayın meydana geldiği tarih, saat, yer,
- tutanak konusu olay ,
- olaya tanık olanların da ismi ve ifadeleri,
- İfade sahipleri, görgü tanıkları ve tutanağı tanzim eden ilgili ve yetkili kişilerin imzası,
- tutanağın tanzim edildiği tarih
mutlaka bulunmalıdır. (Örnekler; Durum Tespit Tutanakları, Olay Tespit Tutanakları gibi)
3. Nihai olarak tutanak metni tutanak tutulmasından sorumlu olan ilgili amirinin bilgisi ve imzasına sunulur. Tutanak tutulmasından sorumlu ve yetkili amir olayın meydana geldiği yerin birimin amiridir.
4. Tutanak eğer mümkün olursa, hakkında tutanak tanzim olunan kimseye de imza ettirilir. Eğer imzalamaz ise her ne kadar sonraki disiplin adımlarına geçilir ise de bu tutanağı imzalamadığı/kaçındığı durumunu ispat etmek amacıyla tutanak aşaması veya savunma aşamasında tutanak imzası/kaçınma bakımından imzadan imtina prosedürü işletilir.
5. Tutanak ilgili amir tarafından değerlendirilerek tutanak konusu olay ile ilgili başka bir işlem yapılıp yapılmayacağına karar verilir. İlgili amir tutanak konusu ile ilgili başkaca bir işleme karar vermiş ise bunu da not ederek/bir yazı ile veya yalnızca tutanağı personel işleri ile ilgili birime gönderir.(Genel Disiplin Prosedürü)
6. Tutanağın personel işleri ile ilgili birime ulaşması ile gereken değerlendirme bölüm amiri ve personel birimi tarafından birlikte yapılarak eğer uygulanacak ise savunma prosedürü başlatılır. (Ref: Savunma prosedürü)
Uyarı; Eğer tutanak konusu olay ile ilgili ihtar verilmek veya fesih yapılmak isteniyor ise savunma alınır, eğer tutanak tutulan olay savunma alınacak kadar ağır değil ise savunma alınmaz tutanak özlük dosyasına konulur. Savunma alınmayan her olay affetme anlamına gelir ve bundan sonra benzer olayları da affedeceğimiz inancının doğmasına neden olur. Bu nedenle zaten kural dışı bir davranışın meydana geldiği anlamını taşıyan tutanağa geçmiş bir olay ile ilgili olarak savunma alınması tavsiye olunmaktadır. Gelen savunmaya göre ya ihtar ya da iş akdinin feshine geçilir.
Önemli Not; Tutanaklar en az 2 suret ve ıslak imzalar ile tutulmalı, ilgili amir notları ile şahsi notların bulunduğu nüshalar 3. kişiler nezdinde kullanılmamalı, bunlar sadece özlük dosyasında saklanmalıdır. Zira bu notlar çoğu kez hatırlama amaçlı olarak konulabilecek notlar olup, işyeri dışından üçüncü kişilerin bu notları görmesi doğru olmayabilir, aleyhe sonuçlar yaratabilir.
Tutanakların üzerine kesinlikle not yazılmamalıdır. Çok gerekli olması durumunda, ilgililerin şahsi notları için post-it kullanılması ancak evrak fotokopileri çekilirken post-itsiz olmasına dikkat edilmesi gerekir.