Başvuru Yönetimi

Kişisel Veri Sahibi İlgili Kişilerin KVKK Başvurusu Nedir? Veri Sorumlusuna KVKK Başvurusu Nasıl Yönetilir?

BAŞVURU YÖNETİMİ ADIMLARI

1. Kişisel veri başvurusunun veri sorumlusuna geldiği tespit edilir.

2. Başvuru gereği yapılmak üzere derhal (varsa) Kişisel Verilerin Korunması Komitesi Sekreteryası veya yoksa bu konuda görevlendirilmiş çalışan ya da yetkiliye iletilir. Eğer komite kurulmamış ise bu takdirde Veri Koruma Ekibine haber verilir.

3. İlgili başvuru (varsa)Komitede veya Veri Koruma Ekibinde  değerlendirilir, başvurunun şekli ve içeriği konusunda uygunluk incelemesi mutlaka yapılır.

Eğer başvuruda eksik bir bilgi ya da belge var ise ya da başvuru yazılı başvurunun koşullarını taşımıyor ise (örneğin ıslak imza ya da geçerli elektronik imza eksik ise) bu durum hemen başvuru sahibine yazı ile bildirilir; eksik bilgi ve belgelerin tamamlanması neticesinde nihai inceleme ve cevap verileceği cevabi yazıda muhakkak belirtilir. Aksi takdirde ilgili kişi bu cevabı bir red cevabı gibi değerlendirilerek talebinin reddolduğu gibi bir yanılgıyla Kurul’a Şikayet yoluna gidebilir, adli yargıya tazminat talebi ile başvurabilir, suç duyurusunda bulunabilir.

4. Başvuru hukuki yanları da incelenmek ve hukuki görüş alınmak üzere hukuk müşavirine de iletilir.

5. Komite veya Veri Koruma Ekibi;

                1- önce veri havuzundan ilgili veriyi bulur ve 

                2- veri envanteri yoluyla da veri işleme safahatini tespit eder; 

            3- sonra  (konuyla ilgili yetkili) ve hukuk müşaviri konuyla hakkında gereken değerlendirmeleri yaparak başvuru sahibine verilecek cevap hazırlanır ve, 

                4- usulünce ilgili kişiye tebliğ edilir. 

                5- Konunun tazminat ve suç hukuku boyutlarının değerlendirilmesi mutlaka yapılmalıdır. 

İlgili Kişiye verilebilecek cevap üç türlü olabilecektir.

Örneğin başvuru; verilerin yok edilmesi talebi hakkında ise; 

                    a.Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, İlgili Kişinin talebe konu Kişisel Verileri silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Bu nedenle cevabi yazıda Veri Sahibinin talebine en geç otuz (30) gün içinde bu yönde ve bu işlemleri içeren bir cevap verilecektir.

                b.Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Veri Sorumlusuna yöneltilen talebin cevabı da söz konusu durum hakkında gerekçeli bilgilendirme yapılarak, Kanun’un 13.maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca başvuru reddedilecektir. Böyle bir durumda red cevabı Veri Sahibine en geç otuz (30) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilecektir.

                c.Kişisel Verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve fakat Veri Sahibinin talebine konu olan Kişisel Veriler üçüncü kişilerle paylaşılmış ise, bu durumda, Veri Sorumlusuna yöneltilen talep verilerin paylaşıldığı üçüncü kişiye de bildirilecek ve üçüncü kişi tarafından başvuruya uygun olarak, mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması talep edilerek, işlemin sonuçlanması sağlanacaktır. Bu durumda da 30 gün içinde başvuruyu cevaplandırmak yükümlülüğü yine Veri Sorumlusu üzerindedir.

Her başvuruda başvuru konusu ve ne sorulduğu, istendiği tam olarak tespit edilmeli, yukarıdaki örnekte verildiği gibi her talebe uygun olan cevaplar verilmeli ve işlemler uygulanmalıdır. İşlenen veriler hakkında nereden edinildiği, hangi verilere sahip olunduğu, bunların ne amaçla işlendiği sorularını sormuş olan bir ilgili kişiye, bu verilerin silindiği yok edildiği veya sadece verinin işlenmesi gerektiği ve bu nedenle silinmeyeceği cevabının verilmesi doğrudan ilgili bir cevap olmayacaktır. 

6. Başvuru hakkında Veri Sorumlusunca aynı konuda yeni bir başvuru veya ihlal doğmaması ve Kanuna uygun işlenme anlamında alınması gereken tedbir var ise Komite veya ilgili yetkili gereken tedbirleri görüşür ve yerine getirir.

7. Başvuruya neden olan eğer kanuna aykırı bir  işleme yani ihlal ise, ihlali gerçekleştiren kişi veya kişiler konu hakkında detaylı olarak bilgilendirilerek Komite ilgili yetkili ve Hukuk müşavirinin görüşüne ve ihlalin boyutuna göre disiplin cezası ile cezalandırılacağı gibi, en azından yazılı olarak ikaz edilirler.