Aydınlatma İşlemleri

KVKK Aydınlatması Nedir? Hukuka Uygun Bir KVKK Aydınlatması Nasıl Yapılır?

Aydınlatma işlemleri KVKK Uyumunda önemli bir yer kaplar. Bu nedenle aydınlatmanın doğru yapılması gerekir. Yapılmayan ya da doğru yapılmayan aydınlatmalar veri sorumlusunun idari para cezasına muhatap olmasına neden olabilir. Doğru aydınlatma yapmayı bu bölümde öğrenebilir ve uygulayabilirsiniz. 

AÇIKLAMALAR 

Kişisel Verilen Korunması Hakkında Kanun, kişisel verileri işlenen ilgili kişilere (veri sahiplerine), 

        -verilerinin kim tarafından, 

        -hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle, 

        -hangi yollarla elde edilip işlenebileceği, 

        -kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği 

hususunda bilgi edinme, aydınlanma hakkı tanımaktadır. 

Eğer ilgili kişi konu hakkında aydınlatılmadan ya da gereği gibi aydınlatılmadan verileri elde edilmiş ise, 

        -aydınlatılmadan verdiği rızasının geçersizliği, 

        -aydınlatma yapılmadan alınmış verilerinin işlenmesini durdurma, 

        -silinmesini talep etme, 

gibi hakları yanında, 

        -ayrıca bu yükümlülüğünü gerektiği gibi yada hiç yerine getirmeden hukuka aykırı veri elde etmiş olan veri sorumlusunun  cezalandırılmasını talep etme, 

        -bu konuda doğmuş bir zararı var ise tazminini talep etme veya sadece bu sebeple verilerin hukuka aykırı olarak elde edildiği iddiası ile suç duyurusunda bulunma,

haklarına sahiptir. 

Buna göre, tüm bu taleplere ve iddialara muhatap kalmamak ve en önemlisi hukuka uygun veri işlemek amacıyla veri sorumlusu ilgili kişileri,

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla ve ne kadar süreyle işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, özellikle yurt dışı aktarmalarda ilgili ülkeler hakkında bilgi,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Veri Sahibinin Kanunda 11. maddede sayılan  hakları (veri sahibi tarafından veri sorumlusuna karşı ileri sürülebilecek haklar)

konularında  bilgilendirmelidir. 

Eğer aydınlatma yazılı veya sesli kayıt yöntemiyle yapılacak ise bu hususlarda eksik bilgilendirme olması doğrudan aleyhinize delil olacaktır. 

Fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle kişisel veriler doğrudan ilgili kişiden elde edilemiyorsa;

• Kişisel verinin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, 
• Kişisel verinin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, 
• Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada, 

Aydınlatma yerine getirilmelidir.

Ayrıca, veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olduğu veya faaliyetin Kanundaki diğer bir şart kapsamında yürütüldüğü durumlarda da, veri sorumlusunun ilgili kişiyi bilgilendirme yükümlülüğü devam etmektedir.

Sonuç olarak, ilgili kişi, kişisel verisinin işlendiği her durumda İSTİSNASIZ OLARAK aydınlatılmalıdır.

AYDINLATMA İŞLEMİNİN ADIMLARI NELERDİR?

1. Aydınlatmayı ve hazırlanacak aydınlatma metnini hangi yollar ile ilgili kişiye iletileceğinin tespit edilmesi gerekir. Örn: web sayfası, maillerin ekinde, sözleşme içinde, başvuru vb doküman içinde, ayrı bir metin halinde, şekil veya icon ile anlatma, görülebilecek yerlere okunabilecek şekilde asma, video, okuma ve imzalatma, sesli okuma ve kaydetme gibi.

2. Seçilen yönteme göre aydınlatma işini üstelenen kişiler eğitilmelidir. Örneğin çağrı merkezi, sesli kayıt yöntemi ile aydınlatma işlemi yapılması halinde aydınlatma birebir anlık temasla gerçekleştiği için bu işlemi yapacak kişilerin doğru ve mevzuata uygun bir aydınlatma gerçekleştirmeleri önemlidir. Ayrıca, örneğin,  ziyaretçilerin aydınlatılması da güvenlik işlerini yerine getiren çalışanlarca yapılmakta ise, bu durumda da bu kişilerin sözlü aydınlatmayı gerçekleştirmeleri ve ayrıca varsa basılı dokümanla ya da asılı olan aydınlatma ile ilgili aydınlatmanın görülmesini, fark edilmesini sağlama fonksiyonunu yerine getirecek şekilde iş sürecini yönetmeleri sağlanmalıdır. 

3. Aydınlatma metni Kanuna ve ilgili mevzuata ve veri sorumlusunun aydınlatma konularına göre (hangi verileri, ne amaçla, hangi yöntemler ile hangi nedenle topluyor, ne şekilde işliyor, nasıl imha ediyor gibi.. bilgileri) uygun ve tam olarak hazırlanır.  

4. Aydınlatma metni içeriği hakkında veri sahibi/ilgili kişinin birinci adımda karar verilen yöntem ile bilgilendirilmesi ve bu bilgilendirmenin ispatlanacak şekilde yapılması sağlanır. Diğer bir ifadeyle;

        - Aydınlatma metni yazılı olarak hazırlanmış ise ve veri sahibi/ilgili kişiye imzalatmak mümkün ise imzalatılması sağlanır. 

    - Aydınlatma metnini veri sahibi/ilgili kişiye imzalatmak mümkün değil ise bu durumda bu metni eksiksiz olarak okumanız gerekecektir. Ayrıca bu metni okuduğunuza dair tabi yine ilgili kişi/veri sahibine bilgisi verilmek suretiyle kayıt altına almak şeklinde de aydınlatma işlemini tamamlayabilirsiniz.

        Ayrıca aydınlatmanın yerine getirildiği, bu konuda hassas davrandığınızı göstermek amacıyla;

1. Aydınlatmayı, aydınlatma metinlerinizi web sayfanıza koymak ve kişilerin bunu okuyacağı şekillerde uyarılarla dikkat çekmek suretiyle de gerçekleştirmelisiniz.
2. Çalışanlar ile ilgili aydınlatmaları ise ispat kolaylığı bakımından metni imzalatmak suretiyle yapmalısınız.
3. Ticari ilişkiler veya aktarmalardaki aydınlatmaları mutlaka karşılıklı imzaladığınız belgelere dahil edin, yazılı sözleşmeniz olmasa bile aktarmalara yazılı sözleşme mutlaka oluşturun. Yazılı sözleşme olmayan ticari ilişkiler bakımından çerçeve KVKK sözleşmeleri oluşturun ve aydınlatma ve diğer fonksiyonların bu çerçeve sözleşmelerde gerçekleşmesini sağlayın. Müşteri ve tedarikçilerinize ilişkin olarak hazırlanmış olan aydınlatma metniniz doğrudan bir KVKK farkındalık bilgilendirmesi şeklinde de yapabilir, ancak bu metni okuduğu ve bilgi sahibi olduğuna dair mutlaka bir teyit metni veya bir onaylama işlemi talep edebilirsiniz.

5. Aydınlatmanın yapıldığına dair gerek imzalı metin, gerek ise sözlü kayıtları ve üçüncü kişilerden yazılı teyit şeklinde gelen belgeleri saklamalısınız.

6. İnternet sitesi üzerinden aydınlatmada "okudum" butonu koymalısınız ve bu adımları loglamalısınız. Eğer internet üzerinden kişisel veri topluyorsanız aydınlatma metnini görmeme ihtimalini ortadan kaldırmalı, çok sık olmamak kaydıyla sitede dolaştığı süre içinde “pop up” lar ile aydınlatma metnini fark etmesini ve "okudum" butonunu işaretlemesini sağlamalısınız.

7. Aydınlatma metni ile iş süreçlerinize göre yaptığınız gerçekleştirdiğiniz işlem/işlemlerin birebir uyuştuğundan emin olmalı gerekir ise ek aydınlatmalar gerçekleştirmelisiniz..

Aydınlatma metinlerini doğru ve olması gerektiği gibi yürürlüğe koymak bakımından 'KVKK Uyum Dokümanları Kullanma ve Yürürlüğe Koyma Klavuzu'ndan yararlanabilirsiniz.