Zorunlu Kurumsal Ve Hukuki Dokümanların Hazırlanması

Zorunlu Kurumsal ve Hukuki Dokümanların Hazırlanması Nedir?

Kurumsal ve hukuki dokümanlardan kastımız  6698 Sayılı Kanun (Kanun) veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından, veri sorumlusunca hazırlaması ve uygulamaya konulması gerektiği belirtilmiş olan belgelerdir.

ÖZET: 

Uyum sürecini doküman yürütmez, ancak, hazırlanacak ve yürürlüğe konulacak bazı dokümanlar yasal olarak zorunludur, bazı dokümanlar ise Uyum Sürecini doğru yönetmenizi sağlar ve sürdürülebilirlik anlamında gerekli tedbirleri almanıza yardımcı olur. Bu nedenle hazırlayacağınız dokümantasyon uzman bir elden yönetilmelidir. 

NEDEN GEREKLİDİR? EKSİKLİĞİ HALİNDE NE OLABİLİR?

Bu belgelerin neredeyse tamamının kullanımını Kurul ve Kanun zorunlu tutmakta, kullanılmaması hali ise içerdiği fonksiyon itibariyle zaman zaman kabahat; zaman zaman suç oluşturabilmekte ve Kurul'un ya da Ceza Hakiminin idari veya adli yaptırım uygulamasına yol açabilmektedir. 

 BELGELER NELERDİR? 

Veri Sorumlusu Organizasyon yapısı ve iş süreçleri dikkate alınarak hazırlanmış;

• Veri Sorumlusu   Kişisel Verileri Koruma Politikaları (Genel KVKK Politikası, Çalışanlar ile ilgili KVKK Politikası, Özel Nitelikli Kişisel Veriler ile İlgili Politika, Kişisel Veri Silme, İmha, Anonim Hale Getirme Politikası, Çerez ve Cookie Politikaları), 
• Muhtelif Konularda Aydınlatma  Metinleri, 
• Muhtelif Konularda Açık Rızalar, 
• Diğer Veri Sorumlusu veya Veri İşleyenler ile İlişkilerde Kullanılması Gereken Sözleşme Metinleri, 
• Veri İşleyen ve Veriye Dokunan/erişen Personelden Alınacak Taahhütler, 
• Veri  Aktarımı Yapılan Veri İşleyenler Üzerindeki Denetim Hakkı Yanında bu kişiler ile ilgili kullanılacak belge sözleşme ve taahhütlerin,

veri sorumlusu tarafından mutlaka hazırlanması ve yürürlüğe konulması gerekmektedir.  

Bu konularda proje sunduğumuz bizzat veri sorumlularına özgü hazırladığımız veya farklı kaynaklardan  derleyip özgünleştirerek oluşturduğumuz örneklerinden, KVKK uyumunu sağlamak amacıyla organizasyonunuz ve veri işleme özelliklerinize uygun olanlarını kullanmanızı, bunları kendi organizasyonunuz bakımından özgünleştirmenizi öneriyoruz. Zira, örneklerin bazıları pek çok veri sorumlusunun kullandığı 100'lerce örnek arasından size yol göstermek amacıyla seçilmiş ve genel kullanıma uygun hale getirilmiştir. Yapacağınız işleme uygun örneği inceleyerek kendi organizasyonunuza uygun hale getirmeniz gereklidir. 

Eğer AKILLI ENVANTER kullanıyorsanız, veri sorumlusu organizasyonunuzun iş süreçlerini dikkate alarak oluşturduğunuz veri tabanına göre pek çok dökümanı, program tarafından otomatik olarak hazırlanan "OTOMATİK döküman yönetimi fonksiyonu"nu kullanarak otomatik olarak alabilirsiniz. 

Bu dökümanlardan; 

       -KVKK Politikalarınızı, Çerez Cookie Politikalarınızı, Aday Çalışan Aydınlatma, Ziyaretçi Aydınlatma Metni gibi genel belgelerinizi Şirketinizin internet sayfasına koymalısınız. 

        -Müşteriler ve Tedarikçiler ile oluşturduklarınızı ilgili kişilerin dosyalarında tutmalısınız. 

        -Çalışanlar ile ilgili dokümanları  çalışan özlük dosyalarında tutmalısınız. 

        -Şirket ortak ve yöneticileriniz için hazırladığınız dökümanları ilgili kurusal dosyalarında tutmalısınız. 

        -Sağlık ile ilgili dökümanları, belgeleri işyeri hekimi dosyalarında veya OSGB sağlık biriminde tutulmasını sağlamalısınız. 

HANGİ DOKÜMANI NERDE VE NASIL KULLANABİLECEĞİNİZ HAKKINDA 'KVVK UYUM DOKÜMANLARI KULLANMA VE YÜRÜRLÜĞE KOYMA KILAVUZU'NU İNCELEYİN.