İrtibat Kişisi Belirleme
KVKK İrtibat Kişisi Kimdir? KVKK İrtibat Kişisinin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
ÖZET;
VERBİS kaydı zorunluluğu olan veri sorumluları bakımından irtibat kişisi atamak zorunludur. İrtibat kişisi hakkında detaylı bilgileri ve nasıl atanacağını bu sayfadan öğrenebilirsiniz.
AÇIKLAMALAR
İrtibat Kişisi Kimdir, Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Veri sorumlusu eğer Türkiye’de yerleşik olan bir tüzel kişi ve VERBİS'e kayıt olmak zorunda ise, bir irtibat kişisi atamak ve Veri Sorumluları Siciline kayıt sırasında atadığı bu irtibat kişisine ait bilgileri VERBİS’e işlemek zorundadır. Veri sorumlusu eğer bir kamu kurumu ise, 6698 sayılı Kanunun Geçici 1 inci maddesinin 5 inci fıkrasına istinaden Kanunun uygulanmasıyla ilgili kamu kurumunda koordinasyonu sağlamak üzere belirlenerek Kurul’a bildirilen üst düzey yönetici tarafından, VERBİS’in hizmete açılması ve kayıt yükümlülüğünün başlaması akabinde Yönetmeliğin 11 inci maddesinin 5 inci fıkrasına göre VERBİS sistemine irtibat kişisi bilgi girişi yapılması gerekmektedir. Söz konusu irtibat kişisi, veri sorumlusu ile ilgili kişi veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu arasındaki iletişimin sağlanmasından sorumludur. Diğer deyişle irtibat kişisi Kurum nezdinde Veri Sorumlusu’nun iletişim konusundaki temsilcisidir. İrtibat Kişisinin Veri Sorumlusunun murahhas azası, konuyla ilgili yegane yetkili veya sorumlusu, ilgili müdürü ve sair başkaca hicri fonksiyonu olmayıp, Kurum sadece veri sorumlusu ile yapacağı yazışmaları irtibat kişisi üzerinden yürütecektir. 6698 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülük ve yaptırımlar açısından sorumluluk irtibat kişisinde değil bu tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili organ üzerindedir. İrtibat kişisi olarak yapılan görevlendirme, Kanun hükümleri uyarınca veri sorumlusunun sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. İRTİBAT KİŞİSİNİ VERİ SORUMLUSUNUN YÖNETİM ORGANI ATAR. Yönetim organı bu konuda bir karar alır ve gerektiğinde Kurum’a veya başkaca yetkililere ibraz eder. Bu kişinin İLETİŞİM KURMA KAVRAMI KAPSAMINDAKİ görevleri şunlardır: |
İRTİBAT KİŞİSİ ATAMA İŞLEMİNİ NASIL GERÇEKLEŞTİRİRİZ?
İRTİBAT KİŞİSİNİ VERİ SORUMLUSUNUN YÖNETİM ORGANI ATAR. Yönetim organı bu konuda bir karar alır ve gerektiğinde Kurum’a veya başkaca yetkililere ibraz eder.Atanacak irtibat kişisi bu göreve uygun olmalıdır. Ayrıca atama işlemi öncesinde de görevi hakkında eğitilmelidir.
1. Atanacak İrtibat Sorumlusu görevi için uygun kişi tespit edilir. Personel Sorumlusu, Muhasebe Müdürü..gibi
2. Görevi kabul edip etmeyeceği hususu tespit edilir.
3. Yönetim organı bir atama kararı verir.
4. Görev ve görev tanımı tebliği gerçekleştirilir. Bu evrak özlük dosyasına konulur.
5. Zaman zaman farkındalık eğitimleri ve denetimler gerçekleştirilir.
Mevzuat
1- Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
Veri sorumlusu, veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisinin yükümlülükleri
MADDE 11 – (1) Tüzel kişilerde veri sorumlusu tüzel kişiliğin kendisidir. Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ, Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiyi görevlendirebilir. Bu görevlendirme Kanun hükümleri uyarınca tüzel kişiliğin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
(2) Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlusunun, veri sorumlusu temsilcisi atanmasına ilişkin yetkili organı veya kişisi tarafından alınacak kararın tasdikli örneği, kayıt başvurusu sırasında veri sorumlusu temsilcisi tarafından Kuruma sunulur.
(3) Veri sorumlusu temsilcisi atama kararı, asgari olarak aşağıda belirtilen hususları kapsayacak şekilde düzenlenir:
a) Kurum tarafından yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme,
b) Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna iletme, veri sorumlusundan gelecek cevabı Kuruma iletme,
c) Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilerin Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca veri sorumlusuna yönelteceği başvuruları veri sorumlusu adına alma ve veri sorumlusuna iletme,
ç) Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilere Kanunun 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca veri sorumlusunun cevabını iletme,
d) Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapma.
(4) (Değişik:RG-28/4/2019-30758) Türkiye’de yerleşik olan veri sorumluları ile Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları adına veri sorumlusu temsilcileri, Sicile kayıt sırasında irtibat kişisi bilgilerini Sicile işlerler. İrtibat kişisi veri sorumlusunu Kanun ve Yönetmelik hükümlerine göre temsile yetkili değildir.
(5) (Değişik:RG-28/4/2019-30758) Kamu kurum ve kuruluşlarında irtibat kişisi, koordinasyonu sağlayacak üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir.