Özlük Dosyası Oluşturma

Özlük Dosyası Oluşturma Nasıl Yapılır?

Özlük dosyası oluşturmak önemli bir başlangıç adımıdır. Özlük dosyası bir çalışanın fotoğrafıdır, iş ilişkisinin fotoğrafıdır, el kitabıdır ve hatta "z raporu"dur. O nedenle oluşturulması/tutulması zorunlu olan bu evrak topluluğunu doğru oluşturmak, doğru tutmak ve başvurulduğunda aranan cevabı mutlaka alabiliyor olmak gerekir. İş ilişkisinin başlangıçtan, iş ilişkisinin sona erdiği zamana kadar tüm aşamalarda zaman zaman sizin için oluşturduğumuz kontrol listelerine göre özlük dosyalarının bu amaçlara uygun olup olmadığını ölçmenizi öneriyoruz. (Ref. İşe Giriş Özlük Dosyası Kontrol Listesi)

1.  İşe Giriş Özlük Dosyası Kontrol Listesi ne göre, çalışandan almanız gereken evrakları eksiksiz bir şekilde alınız ve dosyaya takınız.

2.  İş ilişkisinin kuralları konusunda sözleşme başta olmak üzere imzalanması gereken her türlü iş ilişkisi evrakını çalışana mümkün ise bir veya iki tanık huzurunda imzalatarak özlük dosyasına takınız.

3.  SGK gibi, iş ilişkisinin başladığının bildirilmesi gereken kurumlara yapılan bildirimlerin birer suretini alınız ve özlük dosyasına takınız.(Online yapılan başvurular, bildirimler için de yapılan işlemi gösteren çıktıyı alıp dosyaya takınız.)

4.  İşe başlamadan evvel yapılan sağlık kontrolleri, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri ve diğer işyeri oryantasyon eğitimlerine ilişkin belgeleri ilgili kişilerden temin ederek özlük dosyasına takınız.

İşin Devamı Sırasında Özlük Dosyası İşlemleri

İşin devamı sırasında özlük dosyası takibi de önem arzetmektedir. Eğer özlük dosyası iş ilişkisinin "z raporu" ise, bu takdirde her türlü günlük gelişmenin özlük dosyasından izlenebiliyor olması, özlük dosyasına işin devamı sırasında bu gözle bakılması takibinizi ve verdiğiniz önemi artıracaktır. (Ref. İşin Devamı Sırasında Özlük Dosyası Kontrol Listesi)

1.  İş ilişkisinin devamınca çalışan ile ilgili bordrolar, bildirgeler, sağlık kontrolleri veya eğitimler gibi periyodik veya disiplin işlemleri, ücretsiz izinler, özel izinler, yıllık izinler gibi periyodik olmayan ve hatta puantaj, PDKS gibi işin devam ve yürütülmesi takibi sistemlerine ilişkin her türlü dilekçe, talep, form gibi evrakın yazılı olarak personel özlük dosyasına dahil edilmesi ve gerekli olanların asıl ve imzalı hallerinin özlük dosyasına takılması gerekir.

2.  İş Kazası, meslek hastalığı gibi iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili olarak ve aslında bu konunun uzmanlarının takibinde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin periyodik olsun olmasın her türlü evrakın eğer personelin şahsı ile ilgili ise özlük dosyasına takılması gereklidir.

3.  Çalışma türüne göre (tam zamanlı çalışma/kısmi zamanlı çalışma kapsamında) veya çocuk veya genç çalışan, engelli çalışan, terör mağduru çalışan kadın çalışanlar için (doğum izinleri, analık izinleri, süt izni, ebeveyn izinleri) varsa özel takip ve kontrollere ilişkin, yürütüme ilişkin her türlü evrakın asıl ve imzalı hallerinin özlük dosyasında bulunması gerekir. Bu nedenle bu tür evrakların tamamını özlük dosyasına takınız.

4.  İşin yürütülmesi ile ilgili özelliklere ilişkin her türlü uygulama evrakının (fazla mesai, fazla süreler ile çalışma, serbest zaman kullanma, denkleştirme çalışmalarına ilişkin muvafakatnameler, talepler, dilekçeler) imzalı asıllarının özlük dosyasına takılması gerekmektedir. Bunları özlük dosyasına düzenli olarak ve oluşmasını müteakip takınız.

5.  Her türlü şahsi bildirimlerin, disiplin ve cezai bildirimlerin yapıldığına dair ispatlayıcı imzaları havi evrakın (çalışanın imzası ve varsa tanık tanığın imzasını taşıyan tebliğ belgeleri, tutanaklar gibi) özlük dosyasına takılması gereklidir.

İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası İşlemleri

İş İlişkisinin nasıl sona erdiğinin işveren tarafından ispatlanması gerekir. O nedenle bu aşamadaki özlük dosyası evrakının tam olarak özlük dosyasında yer alması gereklidir.(Ref. İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası Kontrol Listesi)

1.  İş ilişkisinin sona ermesine ilişkin çalışan ile işveren arasında cereyan etmiş olay ve durumları gösteren her türlü işyeri evrakını ve tebliğ evrakını imzalı ve asıl evrak olarak özlük dosyasına takmak gerekir. (Tutanaklar, ifadeler, savunmalar, fesih, noter evrakı ve sair evrak)

2.  İş İlişkisinin sona ermesine ilişkin olarak ilgili kurumlara verilmesi gereken dilekçe ve bilgilendirme dilekçelerinin de özlük dosyasına takılması gerekir. Online yapılan işlemlere dair evrakın çıktısının alınarak özlük dosyasına takılması gereklidir.

3.  İş ilişkisinin sona ermesinin bir sonucu ve parçası olarak düzenlenmesi gereken evrak; ihbar öneli kullandırmayla ilgili evrak, iş arama izni kullandırmayla ilgili evrak, özlük hakkı ve sözleşmenin sona ermesine ilişkin olarak doğan mali hakların ödendiğini gösterir evrak, bordrolar, çalışma belgesi, varsa ibraname gibi evrakların da imzalı asıllarının özlük dosyasında bulunması gerekir.

4.  İş akdinin sona ermesine ilişkin olarak varsa resmi şikayetler vs konulara ilişkin her türlü evrakın da özlük dosyasında bulunması gereklidir.

Devamını Gör