İş İlişkisi Devamında Özlük Dosyası Kontrol Listesi

NASIL YAPILIR?


İş İlişkisinin Devamında Özlük Dosyası Kontrol Listesi Nasıl Yapılır?

İş ilişkisinin devamında özlük dosyasında aşağıdaki evrakın bulunmasını önemle tavsiye ederiz. Kontrol listesini kullanarak eksik evraka ilişkin risklerinizi görebilir, evrakın önemini bu şekilde daha açık kavrayabilirsiniz. 

İş İlişkisinin Devamı Sırasında Muhtelif Aşama ve Zamanlarda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

1.        İş sözleşmesine, işyeri kurallarına veya kanuna aykırı davranan işçilerden alınan ve imzalarını yada imzadan imtina tutanağını da ekinde içeren savunmalar, kendilerine imza karşılığında verilen veya ekinde imzadan imtina tutanaklarını içeren ihtarlar,diğer cezalar

2.        İşveren ile işçi arasında her türlü yazışma (faks , e-mail, noter marifetiyle yapılan yazışmalar vs.)

3.        İmzalanmış maaş bordroları

4.        İmzalanmış ücret hesap pusulaları

5.        Kullanılan tüm izinlere ilişkin açıklamalı ve imzalanmış izin talep formları, cetvelleri 

6.        İşçinin işyerinde aldığı eğitimler ve başarı puanlandırması

7.        Fazla çalışma yapılan işyerlerinde işçinin onayı ve imzasını içeren metin (her yıl başında yeniden imzalatılarak alınır, zorunludur), serbest zaman kullanma formları, telafi edici çalışma uygulaması, denkleştirme uygulamalarına ait talep ve bildirimlerin tümü

8.         Performans değerlendirme formları

9.         Özel bir sigorta kuruluşuna yaptırılmış ek bir sigortalılık mevcut ise bu konudaki belgeler

10.      İş kazası halinde resmi makamlara (SGK’ya iki gün içinde verilecek iş kazası tutanağı ve eki vizite kağıdı, Bölge Çalışma Müdürlüğüne iki işgünü içinde verilecek işyeri kaza bildirim formu, Jandarmaya verilecek dilekçe) bildiri ve belgelerin suretleri

11.      Meslek hastalığı halinde resmi makamlara (SGK’ya iki gün içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu ve eki vizite kağıdı, Bölge Çalışma Müdürlüğüne iki işgünü içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu) verilecek bildiri ve belgelerin suretleri, her türlü vizite, rapor

12.      İş sağlığı ve iş güvenliği konusunda verilen (periodik) eğitimler, yapılan yazılı ikazlar ve kontroller ile ilgili yazılı dokümanlar (eğitime katılma çizelgesi ve taahhütnamesi ve ilgili evrak)

13.      İşin devamı sırasında işçi ile işveren arasında oluşan her türlü hukuki uyuşmazlığa ilişkin belgeler (disiplin veya başka konularda)

14.      Kadın işçi ile ilgili varsa gebelik, analık izinlerine ilişkin sağlık belgeleri, izin talepleri, puantajları

15.      İşin düzenlenmesi veya her türlü diğer şahsi, cezai bildirimler, tebliğ evrakı

16.      İşçinin maaşına gelen hacizler, yapılan kesintiler, yapılan yazışmalar

17.      İşçinin işyeri dışında meydana gelmiş olmasına rağmen işvereni ilgilendiren, işyerini ilgilendiren herhangi bir kaza, hukuki ihtilaf veya sağlık durumuna dair bilgi ve belgeler(bu evrak usulünce kendisinden talep edilmiş ve kendisi tarafından sunulmuş olmalıdır)

18.      İşçiye borç verdiniz ise sözleşme, ödeme belgeleri, karşılıklı ibra, işçi iş kazası geçirdi ise buna ilişkin ibra, işçi buluşu gerçekleşmiş ise buna ilişkin ibra

19.      Başka çalışanlar ile ilgili de olsa verdiği şikayetler, tanıklık ifadeleri 

20.      Periodik sağlık kontrolleri ve doktor raporu

21.      İşçinin iş akdi devam ederken kendisiyle ilgili geliştirmeleri, sertifikaları, diplomaları

22.      Periodik (her yıl) olarak alınan ikametgah belgesi ile sabıka kaydı

Devamını Gör
KONTROL LİSTESİ
İş sözleşmesine, işyeri kurallarına veya kanuna aykırı davranan işçilerden alınan ve imzalarını yada imzadan imtina tutanağını da ekinde içeren savunmalar, kendilerine imza karşılığında verilen veya ekinde imzadan imtina tutanaklarını içeren ihtarlar,diğer cezalar Çalışanın performans, disiplin ve ilerleme işlemlerinde bu tür evrak mutlaka göz önünde bulundurulacaktır. Kaldı ki çalışanla işyeri arasında çıkan bir ihtilafın aydınlatılmasında da bu tür evrak son derece önemlidir. Bu tür evrakı iş ilişkisi boyunca vaktinde oluşturmaya ve özlük dosyasına dahil etmeye azami özen ve dikkati göstermelisiniz. Aksi takdirde işveren olarak hiç de adil olmayan sonuçlara maruz kalabilirsiniz.
İşveren ile işçi arasında her türlü yazışma (faks, e-mail, noter marifetiyle yapılan yazışmalar, vs.) İşveren bakımından, ihtilaf veya genel kamusal teftişlerde en önemli deliller yazılı olan ve çalışanın baskı altında alındığı şüphesinden uzak imzası olan delillerdir. Özlük dosyasında gerek çalışan gerek üçüncü kişilere karşı gerek ise işyeri hafızası bakımından yazılı delilleri tutmaya ve korumaya azami izni göstermek gerekir. Bunlar ileride çıkabilecek ihtilaflarda dayanabileceğiniz deliller olacaktır.
İmzalanmış maaş bordroları Maaş bordolarının eksiksiz ve çalışanın imzasını taşıması gerekir. bu hem kamu kurumlarına karşı hem de iş ilişkisi ihtilafları bakımından önemlidir. İmzalanmamış maaş bordroları pek çok riski bir arada taşır, tam olarak düzenlediğiniz bordroları mutlaka imzalatınız. Tamamlama imkanı bulduğunuz her an bu eksikliği tamamlayınız
İmzalanmış ücret hesap pusulaları Ücret hesap pusulasının amacı işçiye mali bilgileri konusunda bilgi vermektir. Ücret hesap pusulası da maaş bordroları gibi imzalı olmalıdır. İmzalanmamış ücret hesap pusulaları işveren lehine birşey ispat etmez. Dolayısıyla imzalanmış olması ile olmaması aynı sonucu doğurur. İmkanınız olan her zaman imza eksikliğini tamamlayabilirsiniz.
Kullanılan tüm izinlere ilişkin açıklamalı ve imzalanmış izin talep formları, cetvelleri Çalışana iznini doğru kullandırabilmek ve izin uygulamalarını doğru yürütmek bakımından bu evrak önemlidir. İş akdinin sona ermesinde de sona ermeden beş yıl önceki izin ücretlerinin yeniden ödenmesinin gerekmemesi için bu evrak usulünce tutulmuş olmalıdır. Bu evrakın eksiksiz ve doğru olarak özlük dosyasında yer alması gerekir. Eksikliği farkettiğiniz her anda evrakı usulünce tamamlayıp çalışanın imzasını almayı ihmal etmeyiniz. Diğer yandan bu evrak izin defteri ve bordrolarla uyumlu olmalıdır.
İşçinin işyerinde aldığı eğitimler ve başarı puanlandırması Gerek iş sağlığı ve güvenliği, gerek performans değerlendirmesi ve değerlendirmelerin hakkaniyete uygun olduğunu görmek açısından bu evrak önemlidir. Bu evrakın olmaması işin devamı, sona ermesi veya iş sağlığı veya güvenliği bakımından farklı türde riskler taşır. Bu evrakı mutlaka düzenleyiniz, düzenlettiriniz, imzalatınız ve dosyada saklayınız. Eksik olduğunu farkettiğinizde de gerçeğe uygun olarak tamamlayarak dosyasına mutlaka takınız.
Fazla çalışma yapılan işyerlerinde işçinin onayı ve imzasını içeren metin (iş ilişkisinin başlangıcında alınır), serbest zaman kullanma formları, telafi edici çalışma uygulaması, denkleştirme uygulamalarına ait talep ve bildirimlerin tümü, Fazla çalışma uygulamalarının hukuka uygun olarak yürüyebilmesi ve fiilen fazla çalışmadan kaçınma durumlarının engellenmesi bakımından bu evrak gereklidir. Bu evrakın özlük dosyasında olmaması fiili fazla çalışma ihtiyacı olan hallerde fazla çalışmaların yapılmaması riski ile karşı karşıya kalınmasına yol açacağından, eksikliğini farkettiğiniz ilk anda usulünce tamamlayınız.
Performans değerlendirme formları İş verimi, iş sağlığı ve güvenliği, disiplin işlemleri, adil uygulama ve eşitliğe uygun davranıldığının ispatlanması gibi amaçlar ile bu evrakın işe yarayacağını ve önemli olduğunu unutmayınız. Eğer işyerinde performans değerlendirme uygulaması var ise, bu evrakın eksikliğini farkettiğiniz anda usulünce tamamlamalısınız. Performans değerlendirme uygulaması olan yerde, yazılı sonucun olması şarttır.
Özel bir sigorta kuruluşuna yaptırılmış ek bir sigortalılık mevcut ise bu konudaki belgeler Bu tür bilgilere ihtiyaç duyulan haller önemli sağlık ve güvenlik gelişmelerinin yaşandığı haller olduğunda evrak son derece hayati önem taşıyabilir. Bu tür bir sigortalılık olduğunu bilmekte iseniz, evrak eksiğini farkettiğinizde en kısa zamanda tamamlayınız.
İş kazası halinde resmi makamlara (SGK’ya iki gün içinde verilecek iş kazası tutanağı ve eki vizite kağıdı , Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne iki işgünü içinde verilecek işyeri kaza bildirim formu, Jandarma verilecek dilekçe) bildiri ve belgelerin suretleri Bu evrak resmi makam denetimleri , iş kazası ve meslek hastalıkları halinde işveren risklerinin belirlenmesi ve ihtilaflarda delil olması bakımından son derece önem taşır. Dosyada bulunması elzemdir. Evrakın özlük dosyasında bulunmaması önemli bir eksikliktir, ciddi riskler taşır, ihtiyacınız olduğunda bunlara dayalı savunma yapmanız güçleşir, mutlaka tamamlayınız.
Meslek hastalığı halinde resmi makamlara (SGK’ya iki gün içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu ve eki vizite kağıdı, Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne iki işgünü içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu ) verilecek bildiri ve belgelerin suretleri, her türlü vizite, rapor Bu evrak resmi makam denetimleri , iş kazası ve meslek hastalıkları halinde işveren risklerinin belirlenmesi bakımından son derece önem taşır. Dosyada bulunması elzemdir. Evrakın özlük dosyasında bulunmaması önemli bir eksikliktir, ciddi riskler taşır, ihtiyacınız olduğunda bunlara dayalı savunma yapmanız güçleşir, mutlaka tamamlayınız.
İş sağlığı ve iş güvenliği konusunda verilen (periodik) eğitimler, yapılan yazılı ikazlar ve kontroller ile ilgili yazılı dokümanlar ( eğitime katılma çizelgesi ve taahhütnamesi,.....) Bu evrakın dosyada bulunması yasal zorunlulukların ikmal edildiğini gösterir. Bu evrakların dosyada olmaması çok ciddi riskli sonuçlar doğurur. İhtiyacınız olduğunda bu konuda savunma yapmanız güçleşir. Eksik olduğunu farkettiğiniz anda mutlaka usulünce tamamlayınız.
İşin devamı sırasında işçi ile işveren arasında oluşan her türlü hukuki uyuşmazlığa ilişkin belgeler (disiplin veya başka konularda) İşverenin kendini ispat etmesi daha çok belge ile mümkün olur. Hukuki uyuşmazlık detayları işveren tarafından belge ile ortaya konulabilir. Olmadığını farkettiğiniz bu evrakı en kısa zamanda usulüne ve gerçeğe uygun olarak tamamlamalısınız.
Kadın işçi ile ilgili varsa gebelik, analık izinlerine ilişkin sağlık belgeleri, izin talepleri, puantajları Bu tür evrak yasal durumu gösterdiğinden dosyada bulunması gerekir. Bu evrakın olmadığını farkettiğiniz anda usulüne ve gerçek duruma uygun olarak tamamlayarak özlük dosyasına takınız. İdari para cezası ile karşılaşmamanız ve ücret riskleriniz bakımından önemli belgelerdir.
İşin düzenlenmesi veya her türlü diğer şahsi, cezai bildirimler, tebliğ evrakı Performans, iş sağlığı ve güvenliği disiplin gibi pek çok konuya dair oluşabilecek bu evrak, bu haller ile ilgili çıkan ihtilaflar ve ayrıca resmi kurum denetimlerinde işyeri uygulamalarının doğruluğu ve haklılığını ortaya koyabilecek önemli evraktır. Bu evrakın olmadığını farketmeniz halinde usulüne ve gerçeğe uygun olarak tamamlayınız, özlük dosyasına takınız. Bu evrak iş akdi sona ererken veya sona erdiğinde önem taşır.
İşçinin maaşına gelen hacizler, yapılan kesintiler, yapılan yazışmalar Hem doğru bilgilere hemen ulaşabilme hem de çıkabilmesi olasılığına karşı herhangi bir hukuki ihtilafta yazılı delil olarak kullanmak üzere bu evrakın oluşmuş ve dosyasında olması önemlidir. Evrak önemli bir fonksiyona sahiptir, zira ücret gibi önemli bir konuda farklı uygulamanın sebebini ortaya koymaktadır. Olmadığını farkettiğiniz anda usulüne göre ve gerçeğe uygun olarak tamamlayınız-kopya elde ediniz ve dosyanıza takınız. Aksi halde eksik ödemelerinizin nedenini ispat etmeniz güçleşebilir.
İşçinin işyeri dışında meydana gelmiş olmasına rağmen işvereni ilgilendiren, işyerini ilgilendiren herhangi bir kaza, hukuki ihtilaf veya sağlık durumuna dair bilgi ve belgeler(bu evrak usulünce kendisinden talep edilmiş ve kendisi tarafından sunulmuş olmalıdır) Performans, iş sağlığı ve güvenliği , verimlilik ve adil uygulama gerekliliği gibi nedenler dolayısıyla varlığını öğrendiğiniz bu olaylar ile ilgili belgeleri özlük dosyasına takınız. ileride çıkması halinde bir ihtilafda lehinize yazılı delil olarak kullanma şansına sahip olursunuz. Bu tür konuların varlığı ile ilgili bilgi sahibi olmuş iseniz, olmadığını farkettiğiniz evrakı derhal usulünce ve gerçeğe uygun olarak tamamlayınız, dosyanıza takınız.
İşçiye borç verdiniz ise sözleşme, ödeme belgeleri, karşılıklı ibra, işçi iş kazası geçirdi ise buna ilişkin ibra, işçi buluşu gerçekleşmiş ise buna ilişkin ibra. Bu tür evrak iş barışı, işçi-işveren arasındaki ihtilaflarda işveren için son derece hayati önem taşıyan bir evraktır. Bulunması deyim yerindeyse can simidine eş değerdedir. Bu tür olayların varlığını biliyor ve evrak eksikliğini farketmiş iseniz, usulüne ve gerçeğe uygun olarak bu belgeleri hiç gecikmeksizin tamamlayınız. Bu evrak ihtilaf halinde sizin üstün konumda olmanızı sağlar.
Başka çalışanlar ile ilgili de olsa verdiği şikayetler, tanıklık ifadeleri Çalışanla ilgili hafıza önemlidir, zamanı geldiğinde bu tür evrak kullanılabilecek ve olumlu bir sonuç almanızda işe yarayabilecektir. Bu tür evrakları almayı ihmal etmeyin, diğer ilgili dosyalarda var demeyin, bu çalışanla ilgili konularda diğer ilgili çalışanları hatırlamak mümkün olmayabilir.
Periodik sağlık kontrolleri ve doktor raporu İş sağlığı ve güvenliği risklerinizi azaltmak istiyorsanız bu tür evrakı mutlaka özlük dosyasında tutmalısınız. Bu evrak mutlaka özlük dosyasında bulunmalıdır, zamanında alınız ve dosyasına takınız. Aksi halde maddi kayıplara sebep olabilecektir.
İşçinin iş akdi devam ederken kendisiyle ilgili geliştirmeleri, sertifikları, diplomaları Performans, verimlilik, eşit davranma gibi pek çok konuda işinize yarayacak bu evrakın özlük dosyasında olması önem taşımaktadır Doğru uygulamalar yapmak, ihtilaf yaratmamak daha da önemlisi iyi işveren olmaya devam etmek için oluşan yeni durumları belgeleyen evrakı zamanında almalı, olmadığını farkettiğinizde ise usulünce ve gerçeğe uygun olarak tamamlamalısınız.
Periodik ( her yıl ) olarak alınan İkametgah belgesi ile sabıka kaydı Çalışan hakkında bilgi sahibi olmak ve gerektiğinde işlem yapabilmek için bu belgelerin güncel olanına ihtiyacınız olacaktır. Bu belgeleri tamamlamakla ilgili belli periyotlar koyun ve mutlaka güncelletin. Aksi takdirde ihtiyacınız olan zamanda tebligat yapamazsınız veya çalışanın dışarıda işlediği bir suçtan haberdar olmazsınız.