İşe (İlk) Giriş İşlemleri

İlk İşe Giriş İşlemleri Nasıl Yapılır?

Bu prosedür her türlü personelin ilk kez işe alınmasında uygulanır. Prosedür iş başvurusu sonrası ve işe kabul aşamasından sonraki işlemleri göstermekte ve işyeri işlemlerini yürüten ilgili personeli işlemi  doğru tamamlamak  konusunda yönlendirmektedir.

Uygulama Adımları : 

Personelin özlük dosyasında bulunmak üzere işe başlatma öncesi elde edilmesi gereken aşağıda belirtilen evrakın tamamlanması  sağlanarak  bu  adımlara  uygun olarak işe  giriş işlemleri tamamlanmalıdır.

 1. Personelin iş Talep/Başvuru Formunu kendisinin doldurulmasını sağlayarak mutlaka imzalatınız.

 2. İşe Giriş Özlük Dosyası Kontrol listesi ndeki yer alan evrakı personelden isteyiniz ve işe  başlamadan evvel  tüm evrakın tamamlanması gerektiğini   hatırlatınız.

 3. İşyerinde hazırlanacak olan personelin görev ve  pozisyonuna uygun iş sözleşmesi  ni hazırlayınız, sözleşmenin aday ve işyeri yetkilisi tarafından imzalanmasını sağlayınız. Uygun iş sözleşmesi örneğini örnekler arasından seçebilirsiniz. 

 4. Fazla çalışma için personelin onayını içeren fazla çalışma muvafakatnamesidenkleştirme çalışması yapma muvafakatnamesi, telafi edici çalışma muavafakatamesi ni personele imzalatınız.

 5. İşyerince düzenlenmiş işyeri yönetmeliği ni personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 6. İşyerince düzenlenmişdisiplin yönetmeliği ni personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 7. İşyerince düzenlenmiş iş sağlığı ve güvenliği yönetmeliğini personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 8. İşyerince düzenlenmiş bilgi güvenliği yönetmeliği ni personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 9. İşyerince düzenlenmiş izin yönetmeliği nı personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 10.  İşyerince düzenlenmiş ücretin temlik edilmeyeceğine dair taahhütnameyi personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 11.  İşyerince düzenlenmiş harcırah yönetmeliği ni personele imzalatınız. (yoksa bir sonraki adıma geçiniz)

 12. İşyeri aracı zimmetlenen ve/veya şirket aracı kullanıcısı ise işyeri araç kullanım talimatı nı personele imzalatınız.

 13. Yürürlükte bulunan diğer yönetmelikler ve personelin görevi ile ilgili görev tanımını personele imzalatınız. İmzalatmak istediğiniz diğer yönetmelikler ve oluşturacağınız görev tanımı için örneklerden yararlanınız. 

 14. Sözleşmenin imzalanmasından sonra işyerince düzenlenen SGK işe giriş bildirgesi düzenleyerek ve personel işe başlamadan önceki bir tarihte SGK’ya bildirim yapınız.

 15. Personelin işe başlatma sonrası gerekli bilgilendirmeleri ve işyeri oryantasyon eğitimi için ilgili bölüm sorumlularına bilgi veriniz ve eğitimlerin tamamlanmasını sağlayınız, oryantasyon eğitimi aldığını belirten belgeler i doldurup ve imzalatınız.

 16. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesini sağlayınız ve eğitim evrakı nı imzalatınız.

17. İşe girişte aldığınız, imzalattığınız, personele verdiğiniz her türlü evrakın imzalı asıllarını özlük dosyasına mutlaka takınız. 

Mevzuat 

1- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

2- 4857 Sayılı İş Kanunu

1- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu :

Sigortalı bildirimi ve tescili

Madde 8 - (DEĞİŞİK FIKRA RGT: 08.05.2008 RG NO: 26870 KANUN NO: 5754/6)
İşverenler, 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılan kişileri, 7 nci maddenin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen sigortalılık başlangıç tarihinden önce, sigortalı işe giriş bildirgesi ile Kuruma bildirmekle yükümlüdür. Ancak işveren tarafından sigortalı işe giriş bildirgesi;

a) İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde işe başlatılacak sigortalılar için, en geç çalışmaya başlatıldığı gün,

b) Yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçlarına sefer esnasında alınarak çalıştırılanlar ile Kuruma ilk defa işyeri bildirgesi verilecek işyerlerinde; ilk defa sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihten itibaren bir ay içinde çalışmaya başlayan sigortalılar için, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren en geç söz konusu bir aylık sürenin dolduğu tarihe kadar,

c) Kamu idarelerince istihdam edilen 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanununa göre işsizlik sigortasına tabi olmayan sözleşmeli personel ile kamu idarelerince yurt dışı görevde çalışmak üzere işe alınanların, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde,

Kuruma verilmesi halinde, sigortalılık başlangıcından önce bildirilmiş sayılır.

Sigortalılar, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren en geç bir ay içinde, sigortalı olarak çalışmaya başladıklarını Kuruma bildirirler. Ancak, sigortalının kendini bildirmemesi, sigortalı aleyhine delil teşkil etmez.

(DEĞİŞİK FIKRA RGT: 08.05.2008 RG NO: 26870 KANUN NO: 5754/6)
(DEĞİŞİK İBARE RGT: 25.02.2011 RG NO: 27857 MÜKERRER KANUN NO: 6111/27) (GEÇER. TAR.: 01.10.2008) 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (b) bendinin (4) numaralı alt bendinde bulunanlar hariç olmak üzere diğer alt bentleri kapsamında sigortalı sayılan kişilerden köy ve mahalle muhtarları için seçildiklerine ilişkin mazbatalarını ilgili seçim kurulundan aldıkları tarihten, sigortalılıkları vergi mükellefiyetlerinin başladığı tarihten başlayan sigortalılar için vergi mükellefiyeti işleminin tesis tarihinden itibaren iki ayı geçmemek üzere ilgili vergi dairesince vergi mükellefinin işe başlama işlemlerinin tekemmül ettirildiği tarihten ve diğerleri için 7 nci maddenin birinci fıkrasının (b) bendinde belirtilen sigortalılık başlangıcından; (4) numaralı alt bendi kapsamında sigortalı sayılanlar için ise kanunla kurulu meslek kuruluşlarına kayıt tarihinden itibaren kendi mevzuatına göre kayıt veya tescili yapan ilgili kurum, kuruluş ve birlikler, vergi daireleri ve (DEĞİŞİK İBARE RGT: 25.02.2011 RG NO: 27857 MÜKERRER KANUN NO: 6111/27) (GEÇER. TAR.: 01.10.2008) Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlüğü sigortalı işe giriş bildirgesi düzenleyerek Kuruma vermekle yükümlüdür. 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (b) bendinin (1), (2) ve (3) numaralı alt bentlerinde sayılanların bildirimleri en geç 15 gün, (4) numaralı alt bendinde sayılanların bildirimleri ise en geç bir ay içinde yapılır. Ayrıca 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (b) bendinin (4) numaralı alt bendinde sayılanların kendileri tarafından da sigortalılık bildirimleri yapılabilir. 4 üncü maddenin üçüncü fıkrasında belirtilenlerin ise çalışmaya başladıkları tarihten itibaren en geç bir ay içinde tescil eden kuruluş tarafından Kuruma bildirilmesi zorunludur. Kurum bu bildirimlerden itibaren bir ay içinde tescili yapılan kişilere, sigortalılık hak ve yükümlülüklerinin başladığını bildirir.

(MÜLGA FIKRA RGT: 08.05.2008 RG NO: 26870 KANUN NO: 5754/6)

(DEĞİŞİK FIKRA RGT: 08.05.2008 RG NO: 26870 KANUN NO: 5754/6)
4 üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı sayılan kişileri çalıştıracak işverenler, bu kapsamda ilk defa veya tekrar çalıştırmaya başlattıkları kişileri, 7 nci maddenin birinci fıkrasının (c) bendinde belirtilen sigortalılık başlangıcından itibaren, onbeş gün içinde sigortalı işe giriş bildirgesi ile Kuruma bildirmekle yükümlüdürler. Aynı kamu idaresinin farklı birimleri arasındaki naklen tayin ve görevlendirmelerde bildirim yapılmaz.

(MÜLGA FIKRA RGT: 08.05.2008 RG NO: 26870 KANUN NO: 5754/6)

Kamu idareleri ile bankalar, Kurumca sağlanacak elektronik altyapıdan yararlanmak suretiyle, Kurumca belirlenecek işlemlerde, işlem yaptığı kişilerin sigortalılık bakımından tescilli olup olmadığını kontrol etmek ve sigortasız olduğunu tespit ettiği kişileri, Kuruma bildirmekle yükümlüdürler.

Bu maddenin ikinci ve beşinci fıkraları hariç olmak üzere, diğer fıkralarında belirtilen yükümlülükleri yerine getirmeyen ilgililer hakkında, 102 nci madde hükümlerine göre idari para cezası uygulanır.

Sigortalı işe giriş bildirgesinin şekli ve içeriği, bildirgenin verilme yöntemleri ve bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usûl ve esaslar, Kurum tarafından çıkarılacak yönetmelikle düzenlenir.

2- 4857 Sayılı İş Kanunu :

İşçi özlük dosyası 

Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık

Madde 104 - Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69 uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedibuçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72 nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73 üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74 üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir. 

64 üncü (…)  maddede öngörülen hükümlere aykırı davranan işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi için ikiyüzyirmi Türk Lirası idari para cezası verilir.

Yazılı bildirim

Madde 109 - Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.