Çırak ve Stajyer Özlük Dosyası İşlemleri Takibi
Çırak ve Stajyer Özlük Dosyası İşlemleri Takibi Nasıl Yapılır?
Başlarken
Çırak veya stajyerler için özlük dosyası oluşturmak; bu kişiler iş kanunu kapsamında olmadıkları için zorunlu değildir. Ne var ki; çırak ve stajyer de işyerinin bir parçası, bir ögesi olduğuna göre onlar için de bir "z raporu" na ihtiyaç olduğu tartışmasızdır.
Özlük dosyası oluşturmak önemli bir başlangıç adımıdır. Özlük dosyası bir kişinin fotoğrafıdır, hukuki ilişkinin el kitabıdır. O nedenle bu evrak topluluğunu doğru oluşturmak, doğru tutmak ve başvurulduğunda aranan cevabı mutlaka alabiliyor olmak gerekir. Başlangıçtan, ilişkinin sona erdiği zamana kadar tüm aşamalarda zaman zaman sizin için oluşturduğumuz kontrol listelerine göre özlük dosyalarının bu amaçlara uygun olup olmadığını ölçmenizi öneriyoruz. (Ref. Çırak Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi)
1. Çırak Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi göre, çırak veya stajyerden almanız gereken evrakları eksiksiz bir şekilde alınız ve dosyaya takınız.
2. Hizmet ilişkisinin kuralları konusunda sözleşme başta olmak üzere imzalanması gereken her türlü hizmet ilişkisi evrakını çalışana mümkün ise bir tanık huzurunda imzalatarak özlük dosyasına takınız. (Ref. Çırak Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi)
3. Mesleki Eğitim Kurumu veya okul gibi iş ilişkisinin başladığının bildirilmesi gereken kurumlara yapılan bildirimlerin birer suretini alınız ve özlük dosyasına takınız.(Online yapılan başvurular, bildirimler için de yapılan işlemi gösteren çıktıyı alıp dosyaya takınız.)
4. İşin özelliğine göre iş başlamadan evvel yapılan sağlık kontrolleri, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri ve diğer işyeri oryantasyon eğitimlerine ilişkin belgeleri ilgili kişilerden temin ederek özlük dosyasına takınız.
Devamı Sırasında
İşin devamı sırasında özlük dosyası takibi de önem arzetmektedir. Eğer özlük dosyası iş ilişkisinin "z raporu" ise, bu takdirde her türlü günlük gelişmenin özlük dosyasından izlenebiliyor olması, özlük dosyasına işin devamı sırasında bu gözle bakılması takibinizi ve verdiğiniz önemi artıracaktır. (Ref. Çırak Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi)
1. Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin devamınca, çalışan ile ilgili bordrolar, bildirgeler, sağlık kontrolleri veya eğitimler gibi periyodik veya disiplin işlemleri gibi periyodik olmayan ve hatta puantaj, PDKS gibi işin devam ve yürütülmesi takibi sistemlerine ilişkin her türlü dilekçe, talep, form gibi evrakın yazılı olarak personel özlük dosyasına dahil edilmesi ve gerekli olanların asıl ve imzalı hallerinin de özlük dosyasına takılması gerekir.
2. İş Kazası, meslek hastalığı gibi iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili olarak ve aslında bu konunun uzmanlarının takibinde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin periyodik olsun olmasın her türlü evrakın eğer çıraklık veya stajyerin şahsı ile ilgili ise özlük dosyasına takılması gereklidir.
3. Varsa özel takip ve kontrollere(okula gidip gelme, ders takibi eğitim takibi gibi) veya yürütüme ilişkin her türlü evrakın asıl ve imzalı hallerinin özlük dosyasında bulunması gerekir. Bu nedenle bu tür evrakların tamamını özlük dosyasına takınız.
4. Her türlü şahsi bildirimlerin, disiplin ve cezai bildirimlerin yapıldığına dair ispatlayıcı imza(çırak ve stajyerin imzası ve varsa tanık tanığın imzası) veya evrakla(tebliğ belgeleri, tutanaklar) birlikte özlük dosyasına takılması gereklidir.
Sona Ererken
Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin nasıl sona erdiğinin; yani bu aşamadaki özlük dosyası evrakının tam olarak özlük dosyasında yer alması gereklidir. (Ref. Çırak Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi )
1. Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin sona ermesine ilişkin çırak veya stajyer ile işveren arasında cereyan etmiş olay ve durumları gösteren her türlü işyeri evrakını ve tebliğ evrakını imzalı ve asıl evrak olarak özlük dosyasına takmak gerekir.
2. Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin sona ermesine ilişkin olarak ilgili kurumlara verilmesi gereken dilekçe ve bilgilendirme dilekçelerinin de özlük dosyasına takılması gerekir. Online yapılan işlemlere dair evrakın da çıktısının alınarak özlük dosyasına takılması gereklidir.
3. Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin sona ermesinin bir sonucu ve parçası olarak düzenlenmesi gereken evrakın imzalı asıllarının özlük dosyasında bulunması gerekir.
4. Çıraklık veya stajyerlik ilişkisinin sona ermesine ilişkin olarak varsa resmi şikayetler vs konulara ilişkin her türlü evrakın da özlük dosyasında bulunması gereklidir.