Stajyerin Özlük Dosyası Kontrol Listesi

NEDİR?


Stajyer Özlük Dosyası Kontrol Listesi Nedir?

Stajyerlik ilişkisi kurduğunuz, işverenliğinize bağlı işyerinde çalışan/staj yapan her stajyerin sorumluluğu olsa sizde olacağına göre, bu çalışan grubuna ait özlük dosyalarının doğru tutulduğunu kontrol etmek ve bundan emin olmak sizin için faydalı hatta gereklidir. 

Bu nedenle aynen iş kanununa veya borçlar kanununa tabi diğer çalışanlarınız gibi bir titizlikle Stajyer özlük dosyasının kontrolünü işe başlamadan veya en kısa zamanda yapmanız, varsa eksiklik tamamlatmanız ya da tamamlamanız gerekir. 

Ayrıca eklemek gerekir ki, Stajyerin sizin işyerinizde çalıştığı süre boyunca özlük dosyasında evrak olarak bulunması gereken olaylar, işlemler ; zamanaşımı süresi içinde aynen kendi işçiniz gibi sonuçlarından sorumlu olacağınız bu nedenle de yazılı kayıt altına almakta mutlak menfaatiniz olacak haller kapsamındadır. 

Kaldı ki iş ilişkisi sona ererken, yani stajyer hala işyerinizden ayrılmamışken, özlük dosyasına alınması gerekecek sona erme ile ilgili evrakı almakta zaruret vardır. Zira, Staj ilişkisi sona eren bir Stajyerin işyerinden ayrıldıktan sonra veya aradan zaman geçtikten sonra gelip eksik evrakları tamamlamanıza yardımcı olacağını beklemek fazla iyimser bir düşüncedir. Bu nedenle sona erme ile ilgili olanlarının alınmasında faydanız ve sorumluluğunuz olduğunu hatırlayarak bu konuda evrak eksiği bırakmadan iş ilişkisinin sona erdiğinden emin olunuz. 


Uyarlı /paralel evrak listesine ait riskleri görmek bakımından kontrol listesi kullanmak isterseniz; Bakınız. Ref. İşe Giriş Özlük Dosyası Kontrol Listesi, İş İlişkisi Devamında Özlük Dosyası Kontrol Listesi ; İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası Kontrol Listesi

Devamını Gör
NASIL YAPILIR?


Stajyer Özlük Dosyası Kontrol İşlemleri Nasıl Yapılır?

 Stajyeri İşe Başlatma Sırasında Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

  1. Nüfus cüzdanı sureti ve 2 adet vesikalık fotoğraf

 2.  İkametgah belgesi

 3.  Sağlık raporu

 4.  Adli sicil kaydı

 5.  (varsa)Diploma fotokopisi

 6.  Sigorta kartı fotokopisi

 7.  Kan grubu kartı 

 8.  Evli stajyer için evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri)

 9.  Askerlik yapan stajyer için terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler

10. Varsa daha evvelki stajları ve iş yerinden alınan bonservis, referanslar ve CV

11. Staj başvuru ve talep formu

12. (uzun süreli stajlar için)Görev tanımı

13. Her bir sayfası imzalatılmış (reşit değil ise veli tarafından imzalanmış) staj sözleşmesi, sır saklama ve rekabet yasağı sözleşmeleri, işyeri yönetmelikleri ve ekleri talimatlar

14. İşin yapılmasında kullanılacak kıyafet, alet, makine, sarf malzemesi vs. teslim edildiğine ilişkin zimmet tutanakları

15. İşe başlamadan verilen eğitimlere ilişkin tutanak ve sertifikalar

16.İşin devamı sırasında kullanılacak iş güvenliğine ilişkin kişisel koruyucuların teslimi ve bunların teslimine ilişkin zimmet tutanakları

17. Kişisel veri(sağlık dahil) ve elektronik gözetleme muvafakatlar

18. Kadın stajyer gebelik haber verme taahhüdü

Stajın Devamı Sırasında Muhtelif Aşama ve Zamanlarda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

 1. Her türlü yazışma (faks , e-mail, noter marifetiyle yapılan yazışmalar vs.)

 2. (ödeniyor ise) İmzalanmış ücret bordroları

 3. Ücret ödeniyor ise imzalanmış ücret hesap pusulaları

 4. Staj süresince kullanılan tüm izinlere ilişkin açıklamalı ve imzalanmış izin talep formları, cetvelleri 

 5. İşyerinde aldığı eğitimler ve başarı puanlandırması

 6. (varsa) Performans değerlendirme formları

 7. Özel bir sigorta kuruluşuna yaptırılmış ek bir sigortalılık mevcut ise bu konudaki belgeler

 8. İş kazası halinde resmi makamlara (İlgili eğitim kurumuna, SGK’ya iki gün içinde verilecek iş kazası tutanağı ve eki vizite kağıdı, Bölge Çalışma  Müdürlüğüne iki işgünü içinde verilecek işyeri kaza bildirim formu, Jandarmaya verilecek dilekçe) bildiri ve belgelerin suretleri

 9. Meslek hastalığı halinde resmi makamlara (İlgili Eğitim Kurumuna, SGK'ya iki gün içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu ve eki vizite kağıdı, Bölge Çalışma Müdürlüğüne iki işgünü içinde verilecek meslek hastalığı bildirim formu) verilecek bildiri ve belgelerin suretleri, her türlü vizite, rapor

10. İş sağlığı ve iş güvenliği konusunda verilen (periodik) eğitimler, yapılan yazılı ikazlar ve kontroller ile ilgili yazılı dokümanlar (eğitime katılma çizelgesi ve taahhütnamesi ve ilgili evrak)

11. Stajın devamı sırasında oluşan her türlü hukuki uyuşmazlığa ilişkin belgeler (disiplin veya başka konularda)

12. İşin düzenlenmesi veya her türlü diğer şahsi, cezai bildirimler, tebliğ evrakı

Stajın Sona Ermesi Halinde Eklenecek Belgeler

 1. Sona Ermeyle İlgili Her Türlü Yazılı Belge

 2. İbraname

(Uyumlu/paralel evrak listesine ait riskleri görmek bakımından kontrol listesi kullanmak isterseniz; Bakınız. Ref. İşe Giriş Özlük Dosyası Kontrol Listesi, İş İlişkisi Devamında Özlük Dosyası Kontrol Listesi ; İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası Kontrol Listesi )

KONTROL LİSTESİ
Nüfus cüzdanı sureti ve 2 adet vesikalık fotoğraf Kimliğini bilmediğimiz bir kişiyi işe almak hayatın olağan akışına aykırıdır. Kimlik ve gerektiğinde kullanılmak üzere fotoğraf mutlaka alınız. Bu belge olmaz ise olmaz, mutlaka tamamlayın!
İkametgah belgesi Stajyere yapılacak pek çok bildirimin yasa gereği yazılı olarak yapılması gerekir. Yazılı bildirimin geçerli olabilmesi için ikamet adresine yapılması gerekir. İkamet adresi yasal tebligat yapılacak adrestir. Bu belgeyi mutlaka alınız,değişiklik halinde güncellenmesi gerekliliğine dair kurallar koyup,yaptırıma bağlayınız, hatta zaman zaman da periodik şekilde güncelleyiniz. Güncelleme sıklığı yılda birkez olabilir. Çok ihtiyacınız olan bir anda stajyere yazılı bildirim yapamamak anlamına gelen bu eksikliğin mutlaka ve en kısa zamanda tamamlanması şarttır. Hatta işe başlama sırasında bu evrakı getirmeden stajyeri işe almayın demek abartılı olmayacaktır.
Sağlık raporu Stajyerin işe veya çalışma şekline uygunluğunun ölçülmesi ve değerlendirilmesi bakımından sağlık kontrolü olmadan işe başlatmayınız. Zira herhangi bir meslek hastalığı veya iş kazasının bu uygunsuzluktan kaynaklanması halinde işveren olarak kusurunuz en üst seviyelerde kabul edilecektir. Bu işlemi tamamlamadan stajyerin işe yatkınlığını veya uygunluğunu bilemezsiniz, herhangi bir meslek hastalığı veya iş kazasının bu uygunsuzluktan kaynaklanması halinde işveren olarak kusurunuz en üst seviyelerde kabul edilecektir. İşlemi mutlaka tamamlayınız.
Adli sicil kaydı Adli sicil adayın daha evvel bir suç işleyip işlemediği veya mahkumiyetini görmek için bir araçtır.İşe alacağınız kişinin geçmişini bilmek hakkınızdır. bir kişinin daha evvel suç işlemiş olması veya mahkumiyetinin olması onun yeniden suç işleyebileceğini göstermese de işveren olarak bu bilgiye sahip olmak faydalıdır. Stajyer hakkında eksik bilgi sahibi olmanız anlamına gelecek bu eksikliği mutlaka tamamlatınız.
(varsa)Diploma Fotokopisi Stajyerin yeni işe uygunluğunun yasal gereklilik, eğitim ve nitelikler anlamında ölçülmesi ve değerlendirilmesi bakımından bu belgeler gereklidir. Zira hem yasal şartların sağlanması hem de adil performans beklentisi doğru nitelikler ölçülerek gerçekleşmelidir. Bu belgeler olmadan doğru performans beklentileri oluşamaz. Stajyer hakkında yapılacak ölçümlerin adil ve hukuken de kabul edilebilir olması bakımından bu evrak gereklidir. Evrakları mutlaka tamamlayınız.
Sigorta kartı fotokopisi Günümüzde sicil kartı kullanılmıyor. Onun yerine Sicil No kullanılır, karta gerek yoktur. Sicil No Sigorta ile ilgili bilgilerinizi öğrenmeniz için gereklidir. Sigorta sicil numarasını mutlaka öğreniniz. İşveren olarak bunu bilmek gerekir!
Kan grubu kartı Stajyerin sağlık bilgilerindendir, olması faydalıdır, hatta olmaması halinde bu sebeple meydana gelen bir zarar gören stajyerle ilgili işverenin kusuru olup olmadığı tartışması gündeme gelebilir. Elde edilmesi çok kolay olan bu bilgiyi gösteren evrakı mutlaka tamamlayınız. Çok acil bir anda ihtiyacınız olabilir, müdahalede geç kalınabilir, işverenliğinize sorumluluk yüklenebilir.
Evli stajyerin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri) Stajyerlerin bu tür özel durumlarının bilinmesi işyeri uygulamalarının doğru yapılması bakımından zorunludur. ( maaş, yasal yardımlar,izinler vs) İşyeri uygulamalarının doğru yapılmasına hizmet edecek bu bilgilerin dosyada bulunması gerekir
Askerlik yapan stajyerin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler Özel bilgi olmakla birlikte iş ilişkisi uygulamalarının bazılarını etkileyebilen bu bilgiyi gösterir belgelerin özlük dosyasında bulunması gerekir Bu bilgiyi gösteren belgeyi tamamlamak gerekir. Aksi halde stajyerin sizin iyi niyetinizi suistimal etmesi, askerlik sebebiyle iş akdinin feshi vb. gibi sonuçlar doğurabilir. Uygulamada çokça askerlik nedeni ile iş akdinin stajyer tarafından feshedildiği görülmektedir.
Varsa daha evvelki iş yerinden alınan bonservis, referanslar ve CV Stajyerin ilk bakışta tanınmasına yarayacak ve bir anlamda hakkındaki genel bilgileri almanıza yarayacak bu evrakın dosyanızda bulunmasında fayda vardır. Stajyeri tanımak bakımından hakkında bilgi edinmenizi sağlayan bu evrakı tamamlamak faydalıdır. Olmaması stajyer hakkında eksik bilgi sahibi olmanız demektir.
Staj başvuru talep formu İlgili örneklerimizden yararlanarak bu formu almanızda ve stajyer hakkındaki bizzat kendi beyanlarından oluşan bu bilgileri dosyalamanızda stajyeri tanımanız açısından fayda vardır. Stajyerle oluşturacağınız hukuki ilişkinin doğru temellere oturması bakımından bizzat stajyer beyanlarını oluşturan bu belgeyi alınız. İleride ihtilaf halinde bu belgeye ihtiyaç duyabilirsiniz.
(uzun süreli stajlılar için) Görev tanımı Görev tanımı vermeden iş beklemek çalışma beklemek daha doğru bir ifadeyle performans beklemek adil olmadığı gibi risklidir. Stajyer beklenenin görevi olmadığını, kendisine bildirilmediğini iddia edebilir. Görev tanımı olmayan bir stajyerden performans beklemek adil olmadığı gibi işin verimi bakımından da risklidir. Hukuki risk almamak ve verim ve zaman kaybını önlemek bakımından yeni görev tanımını mutlaka tebliğ ediniz.
Her sayfası imzalatılmış (reşit değil ise veli tarafından) staj sözleşmesi, sır saklama ve rekabet yasağı sözleşmeleri, işyeri yönetmelikleri ve ekleri talimatlar Staj sözleşmesinin olması şart olduğu gibi aynı zamanda işveren ve stajyer bakımından da bir korumadır. Pek çok hukuki uygulamanın temeli staj sözleşmesidir. Staj sözleşmesini imzalatmadan yeni görev veya çalışma ilişkisini başlatmak hukuki bakımdan hem çalışma ilişkisini riske atmaktır, hem de idari para cezası gerektirir. Sözleşmeyi mutlaka imzalatınız.
İşin yapılmasında kullanılacak kıyafet, alet, makine, sarf malzemesi vs. teslim edildiğine ilişkin zimmet tutanakları Bu donanım ve belgeler işin yürütümüne ilişkin olup sağlıklı bir iş görme ve işleyiş için azami dikkat ve özeni gösteriniz. İşin sağlıklı ve güvenle yürümesi, işyeri menfaatlerinin en üst düzeyde korunması için gereken özeni göstermelisiniz. tespit ettiğiniz eksiklikleri mutlaka tamamlayın.
İşe başlamadan verilen eğitimlere ilişkin tutanak ve sertifikalar İşin sağlıklı ve güvenli yürütümü bakımından ve ayrıca herhangi bir kaza veya zarar riskinin en aza indirilmesi veya gerçekleşen bir olay bakımından işverenin kendisini gerektiği gibi savunabilmesi bakımından son derece yüksek önem düzeyine sahip evraktır. Gerek iş sağlığı ve güvenliğinin maksimum düzeyde sağlanması gerek bu konuda idari para cezası yaptırımlarına maruz kalmamak, gerek ise herhangi bir riskin oluşumu veya meydana geldiğinde en az zararla bu durumu atlatmak bakımından mutlaka tamamlanması gereken süreçler ve bağlı dokümanlardır. Olan ve olması gereken her türlü evrakı özlük dosyasında saklayınız.
İşin devamı sırasında kullanılacak iş güvenliğine ilişkin kişisel koruyucuların teslimi ve bunların teslimine ilişkin zimmet tutanakları İşin sağlıklı ve güvenli yürütümü bakımından ve ayrıca herhangi bir kaza veya zarar riskinin en aza indirilmesi veya gerçekleşen bir olay bakımından işverenin kendisini gerektiği gibi savunulabilmesi bakımından son derece yüksek önem düzeyine sahip evraktır. Gerek iş sağlığı ve güvenliğinin maksimum düzeyde sağlanması gerek bu konuda idari para cezası yaptırımlarına maruz kalmamak, gerek ise herhangi bir riskin oluşumu veya meydana geldiğinde en az zararla bu durumu atlatmak bakımından mutlaka tamamlanması gereken süreçler ve bağlı dokümanlardır.
Kişisel veri (sağlık dahil) ve elektronik gözetleme muvafakatlar Kişisel bilgilerin ihlali konusunda bir suçlamayla karşılaşmamak bakımından bu muvafakatı örneğe uygun olarak almanızda fayda vardır. Bu belgenin olmadığını fark etmeniz halinde mutlaka tamamlayınız. Kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği konularındaki yasal hassasiyetler artmaktadır. Olmaması halinde suç işlediğiniz iddia edilebilir.
Kadın stajyer gebelik haber verme taahhüdü İş Sağlığı ve güvenliği ve çalışanı koruma borcunu gereği gibi ifa edebilmeniz bakımından kadın stajyerinizden bu taahhüdü alınız. Bu belgenin eksik olduğunu fark ettiğiniz anda tamamlayınız. Her ne kadar kadar kişisel ve özel hayata dair bilgi gibi görünse de ihtiyacınız olduğunda önemli bir savunma belgesidir.