İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası İşlemleri
İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası İşlemleri Nasıl Yapılır?
İş İlişkisinin nasıl sona erdiğinin işveren tarafından ispatlanması gerekir. O nedenle bu aşamadaki özlük dosyası evrakının tam olarak özlük dosyasında yer alması gereklidir. (Ref. İş İlişkisi Sona Ererken Özlük Dosyası Kontrol Listesi)
1.İş ilişkisinin sona ermesine ilişkin çalışan ile işveren arasında cereyan etmiş olay ve durumları gösteren her türlü işyeri evrakını ve tebliğ evrakını imzalı ve asıl evrak olarak özlük dosyasına takmak gerekir. (Tutanaklar, ifadeler, savunmalar, fesih, noter evrakı ve sair evrak)
2. İş İlişkisinin sona ermesine ilişkin olarak ilgili kurumlara verilmesi gereken dilekçe ve bilgilendirme dilekçelerinin de özlük dosyasına takılması gerekir. Online yapılan işlemlere dair evrakın çıktısının alınarak özlük dosyasına takılması gereklidir.
3. İş ilişkisinin sona ermesinin bir sonucu ve parçası olarak düzenlenmesi gereken evrak; ihbar öneli kullandırmayla ilgili evrak, iş arama izni kullandırmayla ilgili evrak, özlük hakkı ve sözleşmenin sona ermesine ilişkin olarak doğan mali hakların ödendiğini gösterir evrak, bordrolar, çalışma belgesi, varsa ibraname gibi evrakların da imzalı asıllarının özlük dosyasında bulunması gerekir.
4. İş akdinin sona ermesine ilişkin olarak varsa resmi şikayetler vs konulara ilişkin her türlü evrakın da özlük dosyasında bulunması gereklidir.
Mevzuat
Çalışma belgesi
Madde 28 - İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir.
Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir.
Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.
İşçi özlük dosyası
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık
Madde 104 - Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69 uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedibuçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72 nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73 üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74 üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir. (2)
64 üncü (…) (3) maddede öngörülen hükümlere aykırı davranan işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi için ikiyüzyirmi Türk Lirası idari para cezası verilir. (3)
Yazılı bildirim
Madde 109 - Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.