Ücretli İzin İşlemleri Prosedürü
Ücretli İzin Nedir?
İş Kanununda Ücretli İzin ilgili açık bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak, bazı hükümlerde bireysel ücretli izin gerekçelerinden ve uygulamalarından (yıllık ücretli izin, mazeret izni, analık izni gibi) bahsedebilmektedir. Ayrıca İş Kanunu’nda düzenlenen telafi çalışması hükümlerine göre bazı durumlarda işveren veya çalışan talebi ile ücretli izin söz konusu olabilmektedir. Bunlar zorunlu nedenle işin durması hali, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi, çalışanın talebi ile kendisine izin verilmesi, benzer nedenlerle işyerinde çalışma yapılmaması halleri olarak örneklendirilebilir.
Ücretli izinde olan çalışan izinli olduğu süre zarfından çalışmıyor olsa dahi ücretini düzenli şekilde almaya devam eder. Yalnızca fazla mesai ya da prim gibi çalışmaya bağlı ücretler tahakkuk edilmez.
Ücretli İzin İşlemleri Nasıl Uygulanır?
Ücretli izin işlemleri toplu olarak işyerinin tümünde veya departman bazında uygulanacağı gibi sadece bireysel olarak da uygulanabilir. Bu prosedürde Kanunda düzenlenen ücretli izinler dışında zorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle işyerinin tamamen tatil edilmesi ya da işçinin talebi ile kendisine izin verilmesi hallerinde uygulanacak olan ücretli izin prosedürü düzenlenmektedir.
Ücretli izin ihtiyacının personel departmanına bildirilmesi ile prosedür başlar.
Uygulama Adımları:
1. Toplu Ücretli İzin (Tüm işyerinde veya departman bazında uygulanacak ücretli izin) için; Yetkili Organ (yönetim kurulu/ortaklar kurulu) tarafından karar alınır.
Karar;
- Ücretli iznin nedeni (Zorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle işyerinde normal çalışma sürelerinin önemli ölçüde altında çalışılması veya tamamen tatil edilmesi) ,
- Hangi tarihler arasında kullandırılacağı, hangi işçileri kapsayacağı;
- Ücretli izinde çalışma olup olmayacağı, olacak ise kimleri kapsayacağı,
- İşyerinin tümü/ işyerinin belli bir departmanı/ sadece belli işçileri kapsayacağı,
konularını içermelidir. (Ref. İşletmesel Kararlar Alma Prosedürü)
2. İşyerinde yapılacak ilan veya bireysel tebliğler ile personele bildirilir. (Ref. Ücretli İzin İlanı örnek)
Not: Alınan organ kararı bu yönde ise, zorunlu nedenlere ücretli izin uygulaması yapılması halinde zorunlu nedenlerin gerekliliklerine uyma konusunda çalışandan taahhütname alınabilir. (Örnek olarak Covid-19 Pandemisinde gerçekleştirilen ücretli izinde çalışanlara bildirilen taahhütnameyi inceleyebilirsiniz. Ref. Ücretli İzine ilişkin taahhütname örnek )
3. Ücretli izne ayrılan çalışan aylık sigorta prim bildirgelerinde ilgili tarihler için “ücretli izinli” olarak gösterilir.
4. Personel izin bitiminde işe dönmez ise devamsızlık prosedürü başlatılır.
5. Ücretli iznin bitimi itibari ile telafi edici çalışma yapılmasına dair karar verilmesi halinde telafi çalışması prosedürünü işletiniz. (Ref. Telafi Edici Çalışma Yapma Prosedürü)
Mevzuat:
Telafi çalışması
Madde 64 - Zorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle işyerinde normal çalışma sürelerinin önemli ölçüde altında çalışılması veya tamamen tatil edilmesi ya da işçinin talebi ile kendisine izin verilmesi hallerinde, işveren iki ay içinde çalışılmayan süreler için telafi çalışması yaptırabilir. Bu çalışmalar fazla çalışma veya fazla sürelerle çalışma sayılmaz.
Telafi çalışmaları, günlük en çok çalışma süresini aşmamak koşulu ile günde üç saatten fazla olamaz. Tatil günlerinde telafi çalışması yaptırılamaz.
2- İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği :
Telafi Çalışması
Madde 7 - Zorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle işyerinde normal çalışma sürelerinin önemli ölçüde altında çalışılması veya tamamen tatil edilmesi ya da işçinin talebi ile kendisine 4857 sayılı İş Kanunu, iş sözleşmeleri ve toplu iş sözleşmeleri ile öngörülen yasal izinleri dışında izin verilmesi hallerinde, işçinin çalışmadığı bu sürelerin telafisi için işçiye yaptırılacak çalışma, telafi çalışmasıdır.
Telafi çalışması yaptıracak işveren; bu çalışmanın 4857 sayılı İş Kanununun 64 üncü maddesinde sayılan nedenlerden hangisine dayandığını açık olarak belirtmek, hangi tarihte çalışmaya başlanacağını, ilgili işçilere bildirmek zorundadır.
Telafi çalışması, kaynağını oluşturan zorunlu nedenin ortadan kalkması ve işyerinin normal çalışma dönemine başlamasını takip eden 2 ay içerisinde yaptırılır. Telafi çalışması, günlük en çok çalışma süresi olan 11 saati aşmamak koşulu ile günde 3 saatten fazla olamaz. Telafi çalışması, tatil günlerinde yaptırılamaz.