Geçici Veri Koruma Ekibinin Oluşturulması

Veri Sorumlusu Bünyesinde Geçici Veri Koruma Ekibi Nedir? Geçici Veri Koruma Ekibi Nasıl Oluşturulur?

ÖZET: Önce veri sorumlusu olarak Şirketinizde/İşyerinizde KVKK Uyumu sürecini başlatacak kişileri seçin ve işe koyulun. Bu kişiler; İK sorumlusu,(varsa) IT sorumlusu, İdari ve Mali İşlere bakan sorumlu kişi ile varsa hukuk danışmanıdır.

AÇIKLAMALAR 

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması çalışmalarının veri sorumlusu bünyesindeki ilk adımı organizasyonun tanımlanması, tanınmasıdır.  

Organizasyon, Şirket veya gerçek kişi işletmesinin yani ticari organizasyonun yönetimine ve çalışmasına dair organizasyondur. 

Organizasyonun bünyesinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yapılacak bu çalışmayı kimin gerçekleştireceği önemlidir. Bu nedenle  nihai veri koruma ekibine ulaşabilmek ve gereken görevlendirmeleri yapabilmek için öncelikle bir geçici çalışma ekibi (Geçici Veri Koruma Ekibi) kurulmalıdır. Zira bu geçici ekip organizasyonun kişisel veri işleme faaliyeti karşısındaki durumunu ve kişisel veri yoğunluğunu tespit edecek ve bu işin organizasyon bünyesindeki genişliğine ve kapsamına karar verecektir. 

Bu geçici çalışma ekibinde; 

   - (varsa) Şirket avukatı, yoksa ve konu hakkında uzman ise hukuk danışmanı, uzman değil ise konuyla ilgili bir uzman avukat;  konu hukukla hatta hukuki bir uzmanlık ile bağlantılı bir konu olması nedeniyle konuyu mutlaka bir hukukçunun yönetiminde yürütmek gereklidir. 

   - İK sorumlusu; organizasyonda en yaygın veri işleyen departman olarak İK'nın bu işin dışında kalmaması gereklidir. 

   - İdari Mali İşler Müdürü veya Muhasebe Müdürü ve 

   - varsa IT sorumlusu'nu bulundurmanız faydalıdır. 

Zira; 

Organizasyon içindeki en çok ve çeşitli veri girişi çoğunlukla İK işlemleri yoluyla olmaktadır. 

En çok veri işleyen ve hatta  en çok aktarma yapan diğer bir departman ise Muhasebedir. 

Verilerin manuel ya da otomatik işlenmesinin modelinin doğru kurulması önemli olduğu kadar, teknolojik yollarla da korunması Kanuna göre zorunlu olduğundan varsa IT departmanı sorumlusunun bu ekipte yer alması kaçınılmazdır. 

Konu geniş, derin ve de teknik  bir hukuk bilgisi ve yönetimi becerisi gerektirdiğinden Şirket hukukçusunun ya da konuyla ilgili danışmanlık alınan hukukçunun ekipte yer alması kaçınılmazdır.

Eğer veri sorumlusu bünyesinde sonraki adımlarda bir 'KVK Komitesi' oluşturulmaz ise bu takdirde oluşturduğunuz bu Geçici Veri Koruma Ekibi, Organizasyonun daimi 'Veri Koruma Ekibi' haline dönüşecektir. 

Ancak bu dönüşüm, yasal zorunluluk veya otomatik bir hal değildir, veri sorumlusunun tasarrufu ile gerçekleşir. Faydalı olan ve olması gereken, tavsiye ettiğimiz durum, başlangıç adımı budur. En azından, veri sorumlusu yönetim organının bu konuda bir karar alması, görev tanımı ve tevdii, bir çalışma yönetmelik veya yönergesi hazırlanması önerilir. 

Devamını Gör