İşe Giriş Aşamasında Özlük Dosyası Kontrol Listesi

NASIL YAPILIR?


İşe Giriş Aşamasında Özlük Dosyası Kontrol Listesi Nasıl Yapılır?

İşe giriş sırasında özlük dosyasında aşağıdaki evrakın bulunmasını önemle tavsiye ederiz. Kontrol listesini kullanarak eksik evraka ilişkin risklerinizi görebilir, evrakın önemini bu şekilde daha açık kavrayabilirsiniz. 

İşe Başlatma Sırasında Bulunması Gereken Belgeler

1.        Nüfus cüzdanı sureti ve 2 adet vesikalık fotoğraf

2.        İkametgah belgesi

3.        Sağlık raporu

4.        Adli sicil kaydı

5.        Diploma fotokopisi

6.        Sigorta kartı fotokopisi

7.        Kan grubu kartı

8.        Yıl içinde ödenen kümülatif vergi matrahı ve gelir vergisi tutarı

9.        Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri)

10.      Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler

11.      Varsa daha evvelki iş yerinden alınan bonservis, referanslar ve CV

12.      İş başvuru ve talep formu

13.      İşçi yabancı uyruklu ise çalışma bakanlığının çalışma izni belgesi ve/veya ikametgah tezkeresi, Türkçe dil bilgisine dair bir dil bilgisi düzeyi sınav sonuç belgesi

14.      İşçinin görev tanımı

15.      İşçiye her bir sayfası imzalatılmış iş sözleşmesi, sır saklama ve rekabet yasağı sözleşmeleri, işyeri yönetmelikleri ve ekleri talimatlar

16.      İşin yapılmasında kullanılacak kıyafet, alet, makine, sarf malzemesi vs. teslim edildiğine ilişkin zimmet tutanakları

17.      Fazla mesaiyi yapacağına dair imzalı form

18.      İşe başlamadan verilen eğitimlere ilişkin tutanak ve sertifikalar

19.      İşçi; engelli, eski hükümlü veya terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı

20.      Engelli işçi ise engelli raporunun aslı veya fotokopisi

21.      SGK ya verilen işe giriş bildirgesi

22.      İşin devamı sırasında kullanılacak iş güvenliğine ilişkin kişisel koruyucuların teslimi ve bunların teslimine ilişkin zimmet tutanakları

23.      Referans ve CV kontrol muvafakat yazısı

24.      Kişisel veri(sağlık dahil) ve elektronik gözetleme muvafakatlar

25.      Kadın işçi gebelik haber verme taahhüdü

26.      Ücretin temlik edilmemesine ilişkin taahhüt

27.      Genel telafi çalışması ve serbest zaman kullanma muvafakatları

28.      Denkleştirme usulüne ilişkin muvafakat


Devamını Gör
KONTROL LİSTESİ
Nüfus cüzdanı sureti ve 2 adet vesikalık fotoğraf Kimliğini bilmediğimiz bir kişiyi işe almak hayatın olağan akışına aykırıdır. Kimlik ve gerektiğinde kullanılmak üzere fotoğraf mutlaka alınız. Bu belge olmaz ise olmaz, mutlaka tamamlayın!
İkametgah belgesi Çalışana yapılacak pek çok bildirimin yasa gereği yazılı olarak yapılması gerekir. Yazılı bildirimin geçerli olabilmesi için ikamet adresine yapılması gerekir. İkamet adresi yasal tebligat yapılacak adrestir. Bu belgeyi mutlaka alınız,değişiklik halinde güncellenmesi gerekliliğine dair kurallar koyup,yaptırıma bağlayınız, hatta zaman zaman da periodik şekilde güncelleyiniz. Güncelleme sıklığı yılda birkez olabilir. Çok ihtiyacınız olan bir anda çalışana yazılı bildirim yapamamak anlamına gelen bu eksikliğin mutlaka ve en kısa zamanda tamamlanması şarttır. Hatta işe başlama sırasında bu evrakı getirmeden çalışanı işe almayın demek abartılı olmayacaktır.
Sağlık raporu Çalışanın işe veya çalışma şekline uygunluğunun ölçülmesi ve değerlendirilmesi bakımından sağlık kontrolü olmadan işe başlatmayınız. Zira herhangi bir meslek hastalığı veya iş kazasının bu uygunsuzluktan kaynaklanması halinde işveren olarak kusurunuz en üst seviyelerde kabul edilecektir. Bu işlemi tamamlamadan çalışanın işe yatkınlığını veya uygunluğunu bilemezsiniz, herhangi bir meslek hastalığı veya iş kazasının bu uygunsuzluktan kaynaklanması halinde işveren olarak kusurunuz en üst seviyelerde kabul edilecektir. İşlemi mutlaka tamamlayınız.
Adli sicil kaydı Adli sicil adayın daha evvel bir suç işleyip işlemediği veya mahkumiyetini görmek için bir araçtır.İşe alacağınız kişinin geçmişini bilmek hakkınızdır. bir kişinin daha evvel suç işlemiş olması veya mahkumiyetinin olması onun yeniden suç işleyebileceğini göstermese de işveren olarak bu bilgiye sahip olmak faydalıdır. Çalışan hakkında eksik bilgi sahibi olmanız anlamına gelecek bu eksikliği mutlaka tamamlatınız.
Diploma Fotokopisi Çalışanın yeni işe uygunluğunun yasal gereklilik, eğitim ve nitelikler anlamında ölçülmesi ve değerlendirilmesi bakımından bu belgeler gereklidir. Zira hem yasal şartların sağlanması hem de adil performans beklentisi doğru nitelikler ölçülerek gerçekleşmelidir. Bu belgeler olmadan doğru performans beklentileri oluşamaz. Çalışan hakkında yapılacak ölçümlerin adil ve hukuken de kabul edilebilir olması bakımından bu evrak gereklidir. Evrakları mutlaka tamamlayınız.
Sigorta kartı fotokopisi Günümüzde sicil kartı kullanılmıyor. Onun yerine Sicil No kullanılır, karta gerek yoktur. Sicil No Sigorta ile ilgili bilgilerinizi öğrenmeniz için gereklidir. Sigorta sicil numarasını mutlaka öğreniniz. İşveren olarak bunu bilmek gerekir!
Kan grubu kartı Çalışanın sağlık bilgilerindendir, olması faydalıdır, hatta olmaması halinde bu sebeple meydana gelen bir zarar gören çalışanla ilgili işverenin kusuru olup olmadığı tartışması gündeme gelebilir. Elde edilmesi çok kolay olan bu bilgiyi gösteren evrakı mutlaka tamamlayınız. Çok acil bir anda ihtiyacınız olabilir, müdahalede geç kalınabilir, işverenliğinize sorumluluk yüklenebilir.
Yıl içinde ödenen kümülatif vergi matrahı ve gelir vergisi tutarı Çalışanın vergi durumu ile ilgilidir. İşveren çalışanın vergi kesintisini yapmakla yasal olarak sorumlu olması sebebiyle çalışanların gelir vergisi karşısındaki durumlarının işverence bilinmesi gerekir. Yasal bir sorumluluğun ikmali bakımından çalışanın vergi bilgileri tam olarak bilinmelidir. Aksi halde vergisel yükümlülüklerden sorumluluk işverenliğinize ait olur.
Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri) Çalışanların bu tür özel durumlarının bilinmesi işyeri uygulamalarının doğru yapılması bakımından zorunludur. ( maaş, yasal yardımlar,izinler vs) İşyeri uygulamalarının doğru yapılmasına hizmet edecek bu bilgilerin dosyada bulunması gerekir
Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler Özel bilgi olmakla birlikte iş ilişkisi uygulamalarının bazılarını etkileyebilen bu bilgiyi gösterir belgelerin özlük dosyasında bulunması gerekir Bu bilgiyi gösteren belgeyi tamamlamak gerekir. Aksi halde çalışanın sizin iyi niyetinizi suistimal etmesi, askerlik sebebiyle iş akdinin feshi vb. gibi sonuçlar doğurabilir. Uygulamada çokça askerlik nedeni ile iş akdinin çalışan tarafından feshedildiği görülmektedir.
Varsa daha evvelki iş yerinden alınan bonservis, referanslar ve CV Çalışanın ilk bakışta tanınmasına yarayacak ve bir anlamda hakkındaki genel bilgileri almanıza yarayacak bu evrakın dosyanızda bulunmasında fayda vardır. Çalışanı tanımak bakımından hakkında bilgi edinmenizi sağlayan bu evrakı tamamlamak faydalıdır. Olmaması çalışan hakkında eksik bilgi sahibi olmanız demektir.
İş başvuru ve talep formu İlgili örneklerimizden yararlanarak bu formu almanızda ve çalışan hakkındaki bizzat kendi beyanlarından oluşan bu bilgileri dosyalamanızda çalışanı tanımanız açısından fayda vardır. Çalışanla oluşturacağınız hukuki ilişkinin doğru temellere oturması bakımından bizzat çalışan beyanlarını oluşturan bu belgeyi alınız. İleride ihtilaf halinde bu belgeye ihtiyaç duyabilirsiniz.
İşçi yabancı uyruklu ise Çalışma Bakanlığının çalışma izni belgesi ve/veya ikametgah tezkeresi, Türkçe dil bilgisine dair bir dil bilgisi düzeyi sınav sonuç belgesi Çalışma izni yasal bir zorunluluktur. İstisnai hallerde ise bunu belgeleyen evrakın özlük dosyasına takılmasında fayda vardır. Yabancı çalışanın Türkçe bilmesi ise yabancı ile yapacağınız işlemlerde geçerlilik sorunu oluşmaması bakımından şarttır. Bu tür evrakın mutlaka dosyada bulunması gerekir, hemen tamamlanmalıdır. Evrakın olmaması, eksik olması ve hatta hiç alınmamış olması idari para cezasını gerektirir.
İşçinin görev tanımı Görev tanımı vermeden iş beklemek çalışma beklemek daha doğru bir ifadeyle performans beklemek adil olmadığı gibi risklidir. Çalışan beklenenin görevi olmadığını, kendisine bildirilmediğini iddia edebilir. Görev tanımı olmayan bir çalışandan performans beklemek adil olmadığı gibi işin verimi bakımından da risklidir. Hukuki risk almamak ve verim ve zaman kaybını önlemek bakımından yeni görev tanımını mutlaka tebliğ ediniz.
İşçiye her bir sayfası imzalatılmış iş sözleşmesi, sır saklama ve rekabet yasağı sözleşmeleri, işyeri yönetmelikleri ve ekleri talimatlar İş sözleşmesinin olması şart olduğu gibi aynı zamanda işveren ve işçi bakımından da bir korumadır. Pek çok hukuki uygulamanın temeli iş sözleşmesidir. İş sözleşmesini imzalatmadan yeni görev veya çalışma ilişkisini başlatmak hukuki bakımdan hem çalışma ilişkisini riske atmaktır, hem de idari para cezası gerektirir. Sözleşmeyi mutlaka imzalatınız.
İşin yapılmasında kullanılacak kıyafet, alet, makine, sarf malzemesi vs. teslim edildiğine ilişkin zimmet tutanakları Bu donanım ve belgeler işin yürütümüne ilişkin olup sağlıklı bir iş görme ve işleyiş için azami dikkat ve özeni gösteriniz. İşin sağlıklı ve güvenle yürümesi, işyeri menfaatlerinin en üst düzeyde korunması için gereken özeni göstermelisiniz. tespit ettiğiniz eksiklikleri mutlaka tamamlayın.
Fazla mesai yapacağına dair imzalı form Çalışanın fazla mesai yapması zorunlu değildir, bu muvafakatı vermeyen hiçbir çalışan fazla mesai yapmaya zorlanamaz. İş akışının aksamaması ve çalışanla gereksiz çatışmalar yaşanmaması yeni iş ilişkisi huzuru ve işin maksimum verimi bakımından son derece önemli bir belgedir. Mutlaka tamamlamalısınız.
İşe başlamadan verilen eğitimlere ilişkin tutanak ve sertifikalar İşin sağlıklı ve güvenli yürütümü bakımından ve ayrıca herhangi bir kaza veya zarar riskinin en aza indirilmesi veya gerçekleşen bir olay bakımından işverenin kendisini gerektiği gibi savunabilmesi bakımından son derece yüksek önem düzeyine sahip evraktır. Gerek iş sağlığı ve güvenliğinin maksimum düzeyde sağlanması gerek bu konuda idari para cezası yaptırımlarına maruz kalmamak, gerek ise herhangi bir riskin oluşumu veya meydana geldiğinde en az zararla bu durumu atlatmak bakımından mutlaka tamamlanması gereken süreçler ve bağlı dokümanlardır. Olan ve olması gereken her türlü evrakı özlük dosyasında saklayınız.
İşçi; engelli, eski hükümlü veya terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı Bu tür işçinin çalışması bazı yasal koşullar gereği olduğu veya işyerinizin böyle bir zorunluluğu olabileceği için bu tür çalışanlara ilişkin bu özellikleri gösteren tüm evrakın alınması gereklidir. Yasal zorunluluklarla ilgili olan/olabilen bu tür evrakın alınması gerekir. Aksi takdirde ihtiyaç duyduğunuzda evrakın olmaması dolayısıyla ilgili durumu ortaya koyamayabilir. İdari para cezası ile karşılaşabilirsiniz.
Engelli işçi ise engelli raporu aslı veya fotokopisi Gerek verilecek iş, gerek ise çalışanın menfaatleri bakımından dolayısıyla iş sağlığı ve güvenliği açısından bu tür evrak önemlidir. Kaldı ki çalışanın bu durumu yasal zorunluluklar ile de ilgili olabileceğinden bu evrakın alınması gereklidir. İş Sağlığı ve güvenliğini ve de yasal zorunlulukları etkileyen bu tür evrakı almanız gereklidir. Aksi takdirde herhangi bir yaralanma, kaza veya meslek hastalığı halinde son derece savunmasız kalabilirsiniz.
SGK ya verilen işe giriş bildirgesi İşe giriş bildirimi zorunludur, bunu yaptığınızı gösteren bilgi ve belgenin dosyada bulunması da faydalıdır. Her an bu belgeyi SGK arşivinden bulmak zor olacağı için dosyanızda bir örnek bulundurmanız gerekir.
İşin devamı sırasında kullanılacak iş güvenliğine ilişkin kişisel koruyucuların teslimi ve bunların teslimine ilişkin zimmet tutanakları İşin sağlıklı ve güvenli yürütümü bakımından ve ayrıca herhangi bir kaza veya zarar riskinin en aza indirilmesi veya gerçekleşen bir olay bakımından işverenin kendisini gerektiği gibi savunulabilmesi bakımından son derece yüksek önem düzeyine sahip evraktır. Gerek iş sağlığı ve güvenliğinin maksimum düzeyde sağlanması gerek bu konuda idari para cezası yaptırımlarına maruz kalmamak, gerek ise herhangi bir riskin oluşumu veya meydana geldiğinde en az zararla bu durumu atlatmak bakımından mutlaka tamamlanması gereken süreçler ve bağlı dokümanlardır.
Referans ve CV kontrol muvafakat yazısı Kişisel bilgilerin ihlali konusunda bir suçlamayla karşılaşmamak bakımından bu muvafakatı örneğe uygun olarak almanızda fayda vardır. Bu belgenin olmadığını farketmeniz halinde mutlaka tamamlayınız. Kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği konularındaki yasal hassasiyetler artmaktadır.
Kişisel veri (sağlık dahil) ve elektronik gözetleme muvafakatlar Kişisel bilgilerin ihlali konusunda bir suçlamayla karşılaşmamak bakımından bu muvafakatı örneğe uygun olarak almanızda fayda vardır. Bu belgenin olmadığını farketmeniz halinde mutlaka tamamlayınız. Kişisel verilerin korunması ve özel hayatın gizliliği konularındaki yasal hassasiyetler artmaktadır. Olmaması halinde suç işlediğiniz iddia edilebilir.
Kadın işçi gebelik haber verme taahhüdü İş Sağlığı ve güvenliği ve çalışanı koruma borcunu gereği gibi ifa edebilmeniz bakımından kadın işçinizden bu taahhüdü alınız. Bu belgenin eksik olduğunu farkettiğiniz anda tamamlayınız. Her ne kadar kadar kişisel ve özel hayata dair bilgi gibi görünse de ihtiyacınız olduğunda önemli bir savunma belgesidir.
Ücretin temlik edilmemesine ilişkin taahhüt Çalışanla ilişkinizin devamında hem ücretin çalışan tarafından alınması yani çalışanın korunması, hem de kendi alacaklarınızın teminatı olarak bu belgeyi almalısınız. Eksik olduğunu farkettiğiniz anda bu belgeyi tamamlatınız.
Genel Telafi çalışması ve serbest zaman kullanma muvafakatları Çalışanın telafi çalışması uygulaması yapması zorunlu değildir, fazla mesailer karşılığında ücret aşması da zorunlu değildir, bu muvafakatları vermeyen hiçbir çalışan aksi uygulamalar için zorlanamaz. İş akışının aksamaması ve çalışanla gereksiz çatışmalar yaşanmaması yeni iş ilişkisi huzuru ve işin maksimum verimi bakımından son derece önemli bir belgedir. Mutlaka tamamlamalısınız.
Denkleştirme usulüne ilişkin muvafakat Çalışanın denkleştirme usulü çalışmayı kabul etmesi zorunlu değildir. Bu muvafakatı vermeyen hiçbir çalışan aksi uygulamalar için zorlanamaz. Çalışanın denkleştirme usulü çalışmayı kabul etmesi zorunlu değildir. Bu muvafakatı vermeyen hiçbir çalışan aksi uygulamalar için zorlanamaz.