İşin Devamı Sırasında Özlük Dosyası İşlemleri
İşin Devamı Sırasında Özlük Dosyası İşlemleri Nasıl Yapılır?
İşin devamı sırasında özlük dosyası takibi de önem arzetmektedir. Eğer özlük dosyası iş ilişkisinin "z raporu" ise, bu takdirde her türlü günlük gelişmenin özlük dosyasından izlenebiliyor olması, özlük dosyasına işin devamı sırasında bu gözle bakılması takibinizi ve verdiğiniz önemi artıracaktır. ( Ref. İşin Devamı Sırasında Özlük Dosyası Kontrol Listesi)
1. İş ilişkisinin devamınca çalışan ile ilgili bordrolar, bildirgeler, sağlık kontrolleri veya eğitimler gibi periyodik veya disiplin işlemleri, ücretsiz izinler, özel izinler, yıllık izinler gibi periyodik olmayan ve hatta puantaj, PDKS gibi işin devam ve yürütülmesi takibi sistemlerine ilişkin her türlü dilekçe, talep, form gibi evrakın yazılı olarak personel özlük dosyasına dahil edilmesi ve gerekli olanların asıl ve imzalı hallerinin özlük dosyasına takılması gerekir.
2. İş Kazası, meslek hastalığı gibi iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili olarak ve aslında bu konunun uzmanlarının takibinde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin periyodik olsun olmasın her türlü evrakın eğer personelin şahsı ile ilgili ise özlük dosyasına takılması gereklidir.
3. Çalışma türüne göre (uzaktan çalışma, çağrı usulü, takım sözleşmesi kapsamında) veya çocuk veya genç çalışan, engelli çalışan, terör mağduru çalışan kadın çalışanlar için (doğum izinleri, analık izinleri, süt izni, ebeveyn izinleri) varsa özel takip ve kontrollere ilişkin, yürütüme ilişkin her türlü evrakın asıl ve imzalı hallerinin özlük dosyasında bulunması gerekir. Bu nedenle bu tür evrakların tamamını özlük dosyasına takınız.
4. İşin yürütülmesi ile ilgili özelliklere ilişkin her türlü uygulama evrakının (fazla mesai, fazla süreler ile çalışma, serbest zaman kullanma, denkleştirme çalışmalarına ilişkin muvafakatnameler, talepler, dilekçeler) imzalı asıllarının özlük dosyasına takılması gerekmektedir. Bunları özlük dosyasına düzenli olarak ve oluşmasını müteakip takınız.
5. Her türlü şahsi bildirimlerin, disiplin ve cezai bildirimlerin yapıldığına dair ispatlayıcı imzaları havi evrakın (çalışanın imzası ve varsa tanık tanığın imzasını taşıyan tebliğ belgeleri, tutanaklar gibi) özlük dosyasına takılması gereklidir.
Mevzuat
İşçi özlük dosyası
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık
Madde 104 - Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69 uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedibuçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72 nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73 üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74 üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir. (2)
64 üncü (…) (3) maddede öngörülen hükümlere aykırı davranan işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi için ikiyüzyirmi Türk Lirası idari para cezası verilir. (3)
Yazılı bildirim
Madde 109 - Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.